Thu hoàn ứng bằng tiền gửi ngân hàng sau khi quyết toán tạm ứng nhân viên

Mục đích: Hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ thu hồi tiền tạm ứng của nhân viên sau khi quyết toán tạm ứng trên phần mềm.

Nội dung:

• Định khoản nghiệp vụ thu hồi tạm ứng
• Quy trình thực hiện trên phần mềm
• Lưu ý khi thực hiện nghiệp vụ

Phạm vi áp dụng: Kế toán, kế toán trưởng, giám đốc

Nợ TK 112         Tiền gửi ngân hàng (1121, 1122)

Có TK 141   Tạm ứng

Sau khi đã chuẩn bị đủ các chứng từ, hoá đơn, nhân viên thực hiện các thủ tục quyết toán tạm ứng, khi đó bộ phận kế toán thường phát sinh các hoạt động sau:

1. Kế toán thanh toán kiểm tra và xác nhận các khoản chi tiêu theo đúng mục đích và quy định của công ty.
2. Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt quyết toán tạm ứng
3. Căn cứ các hóa đơn, chứng từ, nếu số tiền tạm ứng lớn hơn số tiền đã chi, nhân viên sẽ mang tiền ra ngân hàng để nộp vào tài khoản của hợp tác xã.
4. Ngân hàng sẽ căn cứ vào số tiền nộp của nhân viên, lập giấy báo Có để xác nhận tiền đã về tài khoản của công ty.
5. Hàng ngày kế toán thanh toán sẽ ra ngân hàng để lấy sổ phụ ngân hàng (bảng sao kê các giao dịch, giấy báo Nợ, giấy báo Có).
6. Căn cứ vào giấy báo Có, kế toán thanh toán hạch toán ghi giảm công nợ của nhân viên, đồng thời ghi sổ tiền gửi ngân hàng.

Nghiệp vụ “Thu hồi tiền tạm ứng của nhân viên sau khi thực hiện quyết toán tạm ứng” được thực hiện trên phần mềm như sau:

Bước 1: Vào phân hệ Tiền gửi, chọn tab Thu, chi tiền, chọn chức năng Thu tiền

Bước 2: Chọn lý do thu là Thu hoàn ứng nhân viên

Bước 3: Khai báo thông tin chứng từ, sau đó nhấn Cất

• Mã Nhân viên : chọn nhân viên thu hoàn ứng
• Nộp vào tài khoản: chọn tài khoản ngân hàng tiền
• Thông tin chứng từ: Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số chứng từ
• Thông tin hạch toán: diễn giải, số tiền. Nếu hạch toán nhiều dòng, nhấn thêm dòng để thêm thông tin.
• Điền các thông tin thống kê khác (nếu cần)

Bước 4: Kiểm tra thông tin trên chứng từ, rồi nhấn Cất

• Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn chứng từ thu tiền gửi cần in:

Lưu ý:

• Trước khi hạch toán nghiệp vụ thu hồi tạm ứng của nhân viên, cần thực hiện nghiệp vụ chi tạm ứng trên phân hệ Tiền gửi \ tab Thu, chi tiền \ Chi tiền và nghiệp vụ quyết toán tạm ứng trên phân hệ Tổng hợp \ tab Chứng từ nghiệp vụ khác \ Quyết toán tạm ứng.
• Sau khi hạch toán xong nghiệp vụ thu tiền từ việc hoàn ứng sau quyết toán tạm ứng nhân viên, phần mềm tự động chuyển thông tin của chứng từ vào Sổ tiền gửi ngân hàng. Thao tác xem báo cáo Sổ tiền gửi ngân hàng thực hiện tương tự như hướng dẫn Tại đây.