Thu tiền khách hàng theo hóa đơn bằng tiền gửi ngân hàng

Mục đích: Hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ thu tiền khách hàng theo hóa đơn bằng tiền gửi ngân hàng trên phần mềm.

Nội dung:

• Định khoản nghiệp vụ thu tiền khách hàng qua ngân hàng
• Mô tả quy trình nghiệp vụ thực tế
• Các bước thực hiện trên phần mềm
• Lưu ý khi thực hiện nghiệp vụ

Nợ TK 112        Tiền gửi ngân hàng (1121, 1122)

Có TK 131   Phải thu của khách hàng

Khi khách hàng chuyển khoản hoặc mang tiền nộp vào tài khoản ngân hàng của hợp tác xã để trả nợ tiền hàng, thường phát sinh các hoạt động sau:

• Ngân hàng sẽ căn cứ vào số tiền chuyển khoản của khách hàng, lập giấy báo Có để xác nhận tiền đã về tài khoản của hợp tác xã.
• Hàng ngày kế toán thanh toán sẽ ra ngân hàng để lấy sổ phụ ngân hàng (bảng sao kê các giao dịch, giấy báo Nợ, giấy báo Có).
• Căn cứ vào giấy báo Có, kế toán thanh toán hạch toán ghi giảm công nợ cho khách hàng, đồng thời ghi sổ tiền gửi ngân hàng.

Nghiệp vụ Thu tiền khách hàng theo hóa đơn bằng tiền gửi ngân hàng chỉ thực hiện được khi trên phần mềm đã phát sinh các chứng từ chưa thanh toán của khách hàng được chọn. Nghiệp vụ này được thực hiện trên phần mềm như sau:

Bước 1: Vào phân hệ Tiền gửi\tab Thu, chi tiền, nhấn biểu tượng ▼ cạnh Thu tiền\Thu tiền theo hóa đơn

Bước 2: Thiết lập các điều kiện trên giao diện thu tiền theo hóa đơn

• Chọn phương thức thanh toán là Tiền gửi và loại tiền thanh toán.
• Chọn khách hàng cần thu tiền và nhập Ngày thu tiền.
• Nhấn Lấy dữ liệu. Chương trình hiển thị danh sách chứng từ thỏa mãn điều kiện đã thiết lập.

Bước 3: Nhập số tiền thu được tại mục Nhập số thu, chương trình sẽ tự động tích chọn chứng từ công nợ tương ứng và cập nhật số tiền thu được vào cột Số thu:

Lưu ý: Có thể nhập tổng số tiền công nợ thu được tại mục Nhập số thu, khi đó hệ thống sẽ tự động tích chọn các chứng từ công nợ (chứng từ nào phát sinh trước sẽ được tích trước), đồng thời cập nhật thông tin số tiền thu được vào cột Số thu:

Bước 4: Nhấn Thu tiền, phần mềm sẽ tự động sinh chứng từ Thu tiền gửi từ khách hàng

Bước 5: Kiểm tra chứng từ thu tiền khách hàng và chọn tài khoản ngân hàng thu được tiền.

Bước 6: Nhấn Cất.

• Nghiệp vụ “Thu tiền khách hàng” có thể được thực hiện trên phân hệ Bán hàng. Ngoài ra, phần mềm còn cho phép lập chứng từ thu hồi công nợ của nhiều khách hàng.
• Nếu thu tiền khách hàng bằng ngoại tệ, thì sau khi Ghi sổ chứng từ phần mềm sẽ tự động hạch toán nghiệp vụ chênh lệch tỷ giá.
• Khi thu tiền khách hàng xong, phần mềm tự động giảm trừ công nợ của khách hàng theo từng hóa đơn.
• Sau khi hạch toán xong nghiệp vụ thu tiền khách hàng, phần mềm tự động chuyển thông tin của chứng từ vào Sổ tiền gửi ngân hàng. Thao tác xem báo cáo Sổ tiền gửi ngân hàng thực hiện tương tự như hướng dẫn Tại đây.
• Trường hợp thu tiền không lấy được chứng từ công nợ lên thì làm theo hướng dẫn tại đây.