Mua hàng trong nước về nhập kho

Mục lục

Tải phim hướng dẫn tại đây

1. Tổng quan

Mục đích: Hướng dẫn quy trình và định khoản nghiệp vụ mua hàng trong nước nhập kho trên phần mềm, giúp người dùng thực hiện đúng các bước và lưu ý khi lập chứng từ mua hàng.
Nội dung:

Định khoản nghiệp vụ mua hàng trong nước nhập kho
Hướng dẫn chi tiết các bước lập chứng từ mua hàng trong nước nhập kho trên phần mềm
Lưu ý khi thực hiện các trường hợp đặc biệt như thanh toán ngay, nhận kèm hóa đơn, hàng về trước hóa đơn về sau

Phạm vi áp dụng: Kế toán mua hàng, Kế toán kho, Thủ kho, Kế toán trưởng

2. Định khoản

Nợ TK 152, 156… Giá mua chưa có thuế GTGT

Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331… Tổng giá thanh toán

3. Các bước thực hiện

3.1 Lập chứng từ mua hàng trong nước nhập kho

Bước 1: Trên phân hệ Mua hàng > Mua hàng, chọn chức năng Thêm\Chứng từ mua hàng:

Bước 2: Chọn loại chứng từ và tùy chọn kèm theo

Chọn loại chứng từ mua hàng cần lập là Mua hàng trong nước nhập kho.
Lựa chọn phương thức thanh toán: Chưa thanh toán hoặc Thanh toán ngay.
Xác nhận lập chứng từ mua hàng có Nhận kèm hóa đơn hay Không kèm hóa đơn hoặc Không có hóa đơn.
Khai báo thông tin chung: Mã nhà cung cấp, Người giao hàng, Địa chỉ, Nhân viên mua hàng,…
- Trường hợp là Nhà cung cấp cũ (đã tồn tại thông tin trên hệ thống): Người dùng chỉ cần lựa chọn nhà cung cấp trên danh sách, chương trình sẽ tự động lấy lên thông tin Địa chỉ và Người giao hàng tương ứng.
- Trường hợp là Nhà cung cấp mới (chưa tồn tại thông tin trên hệ thống): Người dùng cần thực hiện khai báo nhà cung cấp mới theo hướng dẫn tại đây.
Nhập thông tin chứng từ: Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số phiếu chi, Số phiếu nhập
Nhập thông tin hóa đơn: Mẫu số HĐ, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Ngày hóa đơn (nếu có)
Nhập thông tin chứng từ chi tiết: Mã hàng, Kho, Đơn giá, Thành tiền, %Thuế GTGT,…

Bước 3: Nhấn Cất để lưu chứng từ
Bước 4: Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu chứng từ cần in.

3.2 Ghi nhận hóa đơn đầu vào

3.2.1 Trường hợp chứng từ mua hàng nhận kèm hóa đơn

Nếu trước đó chứng từ mua hàng đã chọn Nhận kèm hóa đơn thì chỉ cần khai báo như sau:
Bước 1: Trên phân hệ Mua hàng > Mua hàng, chọn chức năng Thêm\Chứng từ mua hàng
Bước 2: Chọn loại chứng từ và tùy chọn kèm theo

Chọn loại Mua hàng trong nước nhập kho và phương thức thanh toán
Xác nhận lập chứng từ mua hàng có Nhận kèm hóa đơn
Khai báo thông tin chung: Mã nhà cung cấp, Người giao hàng, Địa chỉ, Nhân viên mua hàng,…
Nhập thông tin hóa đơn: Mẫu số HĐ, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Ngày hóa đơn
Nhập thông tin chứng từ chi tiết: Mã hàng, Kho, Đơn giá, Thành tiền, %Thuế GTGT,…

Bước 3: Nhấn Cất để lưu chứng từ

3.2.2 Trường hợp chứng từ mua hàng không kèm hóa đơn

Chứng từ mua hàng không kèm hóa đơn thường áp dụng trong trường hợp hàng mua về trước, hóa đơn về sau, kế toán xem hướng dẫn tại đây

3.2.3 Trường hợp chứng từ mua hàng không có hóa đơn

Với trường hợp hàng mua không có hóa đơn, kế toán thao tác trên phần mềm như sau:
Bước 1: Trên phân hệ Mua hàng > Mua hàng, chọn chức năng Thêm\Chứng từ mua hàng
Bước 2: Chọn loại chứng từ và tùy chọn kèm theo

Chọn loại Mua hàng trong nước nhập kho và phương thức thanh toán
Chọn mua hàng Không có hóa đơn, chứng từ sẽ không hiển thị thông tin hóa đơn

Khai báo thông tin chung: Mã nhà cung cấp, Người giao hàng, Địa chỉ, Nhân viên mua hàng,…
Nhập thông tin chứng từ chi tiết: Mã hàng, Kho, Đơn giá, Thành tiền,…

Bước 3: Nhấn Cất để lưu chứng từ

4. Lưu ý

4.1. Trường hợp Thủ kho có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi chứng từ mua hàng trong nước nhập kho được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu nhập kho trên tab Đề nghị nhập, xuất kho của Thủ kho. Thủ kho sẽ thực hiện ghi sổ phiếu nhập kho vào sổ kho.
4.2. Với phương thức Chưa thanh toán, có thể thiết lập Điều khoản thanh toán và theo dõi tình hình thanh toán công nợ với Nhà cung cấp theo điều khoản thanh toán.
4.3. Nếu có phát sinh mua hàng thanh toán từng phần, khi lập chứng từ mua hàng chọn phương thức Chưa thanh toán khi thực hiện thanh toán từng phần cho nhà cung cấp, sau đó vào phân hệ Tiền mặt hoặc Tiền gửi để lập các chứng từ Chi tiền/Trả tiền theo hóa đơn nhập số tiền thanh toán từng lần như mong muốn.
4.4. Nếu chứng từ mua hàng lựa chọn phương thức Thanh toán ngay, hệ thống sẽ căn cứ vào hình thức thanh toán là tiền mặt, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản hay séc tiền mặt mà tự động sinh ra các chứng từ chi tiền mặt hoặc chi tiền gửi ngân hàng trên phân hệ Tiền mặt hoặc Tiền gửi.
4.5. Đối với trường hợp mua hàng đã nhận được hóa đơn của nhà cung cấp, khi lập chứng từ mua hàng kế toán sẽ chọn giá trị là Nhận kèm hóa đơn. Đồng thời khai báo thông tin về hóa đơn mua hàng trên tab Hóa đơn.
4.6. Trường hợp mua hàng, hàng về trước hóa đơn về sau, xem tại hướng dẫn nghiệp Hàng về trước hóa đơn về sau.

Updated on 15/04/2026