Mua hàng theo đơn mua hàng

Mục đích: Hướng dẫn định khoản và quy trình mua hàng hóa, nguyên vật liệu về nhập kho hoặc sử dụng ngay trong doanh nghiệp.
Nội dung:

• Định khoản các trường hợp mua hàng hóa, nguyên vật liệu.
• Hướng dẫn quy trình mua hàng từ lập đơn đến nhập kho hoặc sử dụng ngay trên phần mềm.
• Phạm vi áp dụng: Kế toán, Thủ kho, Nhân viên mua hàng

1. Trường hợp mua nguyên vật liệu, hàng hóa về cho hoạt động kinh doanh thương mại, dịch vụ

Nợ TK 152, 156…                      Giá mua chưa có thuế GTGT

Nợ TK 133                                           Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331…                 Tổng giá thanh toán

2. Trường hợp mua hàng về không nhập kho mà đưa vào sử dụng ngay

Nợ TK 641, 642…              Giá mua chưa có thuế GTGT

Nợ TK 133                                           Thuế GTGT được khấu trừ (1331)

Có TK 111, 112, 331…                 Tổng giá thanh toán

Bước 1: Lập đơn mua hàng Vào phân hệ Mua hàng, tab Đơn mua hàng, chọn Thêm đơn mua hàng: Khai báo đơn đặt hàng: Thông tin chung:  Nhà cung cấp, Người liên hệ, Địa chỉ, Mã số thuế,... Trường hợp là nhà cung cấp cũ (đã tồn tại thông tin trên hệ thống): Người dùng chỉ cần lựa chọn nhà cung cấp trên danh sách, chương trình sẽ tự động lấy lên thông tin Địa chỉ và Người liên hệ tương ứng. Trường hợp là nhà cung cấp mới (chưa tồn tại thông tin trên hệ thống): Người dùng cần thực hiện khai báo nhà cung cấp mới theo hướng dẫn tại đây. Thông tin chứng từ: Nhập Số đơn đặt hàng, Ngày đơn hàng và Hiệu lực. Ngày hiệu lực phải lớn hơn hoặc bằng Ngày đơn hàng. Chọn loại tiền: Hệ thống mặc định theo đồng tiền hạch toán. Nếu đơn hàng phát sinh bằng ngoại tệ, bạn cần chọn lại loại tiền và nhập tỷ giá quy đổi. Nhập thông tin chứng từ chi tiết: Mã hàng, Kho, Đơn giá, Thành tiền, Thuế suất,… 3.2 Lập chứng từ hạch toán đối với hàng hóa nhập kho Trên phân hệ Mua hàng, tab Mua hàng, chọn chức năng Thêm\Chứng từ mua hàng. Chọn loại chứng từ và tùy chọn kèm theo: Chọn loại chứng từ mua hàng là Mua hàng trong nước nhập kho Chọn phương thức thanh toán: Chưa thanh toán hoặc Thanh toán ngay. Nếu chọn Thanh toán ngay thì lựa chọn thanh toán bằng Tiền mặt/Ủy nhiệm chi/Séc chuyển khoản/Séc tiền mặt. Nếu chứng từ mua hàng lựa chọn phương thức Thanh toán ngay, hệ thống sẽ căn cứ vào hình thức thanh toán là tiền mặt, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản hay séc tiền mặt mà tự động sinh ra các chứng từ chi tiền mặt hoặc chi tiền gửi ngân hàng trên phân hệ Tiền mặt hoặc Tiền gửi. Lựa chọn Nhận kèm hóa đơn/Không kèm hóa đơn/Không có hóa đơn. Đối với trường hợp mua hàng trong nước đã nhận được hóa đơn của nhà cung cấp, khi lập chứng từ mua hàng kế toán sẽ chọn giá trị là Nhận kèm hóa đơn. Đồng thời khai báo thông tin về hóa đơn mua hàng trên tab Hóa đơn. Nhấn biểu tượng hình bánh răng và chọn Lập từ Đơn mua hàng Chọn Đơn mua hàng cần lập chứng từ mua hàng bằng 1 trong 2 cách: Cách 1: Chọn 1 đơn mua hàng bằng cách nhấn biểu tượng mũi tên ▼, chọn đơn đặt hàng cần lập chứng từ bán hàng từ danh sách Cách 2: Chọn nhiều đơn mua hàng Nhấn biểu tượng kính lúp để mở giao diện danh sách Chọn đơn mua hàng Thiết lập điều kiện tìm kiếm đơn mua hàng như: Nhà cung cấp, khai báo khoản thời gian tìm kiếm đơn mua hàng Nhấn Lấy dữ liệu. Tích chọn các mặt hàng cần lập chứng từ mua hàng theo đơn đặt hàng, điền số lượng thực tế nhận tại cột SL nhận (Số lượng nhận). Nhấn Đồng ý Nhấn Đồng ý, chương trình sẽ tự động cập nhật các thông tin từ đơn mua hàng được chọn sang chứng từ mua hàng: Kiểm tra và bổ sung thêm các thông tin còn thiếu, sau đó nhấn Cất.

• Nếu muốn quản lý tình trạng thực hiện của các đơn mua hàng, kế toán cần cập nhật lại trạng thái thực hiện cho các đơn hàng đó bằng cách chọn chức năng Cập nhật tình trạng. 
• Trường hợp Thủ kho có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi chứng từ mua hàng về nhập kho được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu nhập kho trên tab Đề nghị nhập, xuất kho của Thủ kho. Thủ kho sẽ thực hiện ghi sổ phiếu nhập kho vào sổ kho .
• Với các hàng hóa mua về không được nhập kho, kế toán sẽ lựa chọn loại chứng từ mua hàng là: Mua hàng trong nước không qua kho hoặc Mua hàng nhập khẩu không qua kho.