Kiểm kê CCDC

Mục lục

1. Tổng quan

Mục đích: Hướng dẫn kiểm kê, xử lý chênh lệch công cụ dụng cụ (CCDC) thừa, thiếu và định khoản các nghiệp vụ liên quan.
Nội dung:

Định khoản các trường hợp kiểm kê phát hiện thừa, thiếu CCDC
Quy trình kiểm kê, xử lý và tổng hợp kết quả kiểm kê CCDC
Phạm vi áp dụng: Kế toán, Trưởng bộ phận sử dụng, Kế toán trưởng, Ban lãnh đạo

2. Định khoản

Trường hợp 1: Kiểm kê phát hiện thừa

Ghi nhận CCDC thừa sau kiểm kê theo giá trị hợp lý của CCDC tại thời điểm phát hiện

Nợ TK 152    Nếu nhập kho tìm nguyên nhân xử lý
Nợ 242        Nếu chưa xác định nguyên nhân và ghi tăng tiếp tục sử dụng
Có TK 338    Tài sản thừa chờ xử lý

Xử lý CCDC thừa căn cứ vào biên bản xử lý

Nợ TK 338    Tài sản thừa chờ xử lý
Có TK 338    Phải trả, phải nộp khác (xác định được đối tượng phải trả)
Có TK 411    Vốn đầu tư của chủ sở hữu
Có TK 558    Thu nhập khác

Trường hợp 2: Kiểm kê phát hiện thiếu

Ghi nhận CCDC thiếu sau kiểm kê

Nợ TK 138 Tài sản thiếu chờ xử lý
Có TK 242

Xử lý CCDC thiếu

Nợ TK 111       Tiền mặt (cá nhân, tổ chức nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 138    Phải thu khác (cá nhân, tổ chức phải nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 334       Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)
Nợ TK 658    Chi phí khác (giá trị còn lại của CCDC thiếu qua kiểm kê)
Có TK 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý

3. Hướng dẫn thực hiện

3.1 Thành lập hội đồng kiểm kê và lập kế hoạch kiểm kê

Để phục vụ cho công tác Quyết toán báo cáo tài chính, vào cuối kỳ Kế toán đơn vị phải thành lập hội đồng kiểm kê và lập kế hoạch kiểm kê toàn bộ tài sản, nguồn vốn hiện có theo đúng quy định:

Xem các quy định và quy trình thực hiện kiểm kê tại đây.
Tải mẫu Quyết định thành lập hội đồng kiểm kê và Kế hoạch kiểm kê tại đây

3.2 Thực hiện kiểm kê công cụ dụng cụ

Sau khi kiểm kê, nếu có chênh lệch giữa kết quả kiểm kê và số liệu trên sổ sách. Kế toán cần thực hiện:

Kiểm tra lại số liệu trên sổ sách, nếu có sai sót thì chỉnh sửa lại cho đúng. Xem các sai sót thường gặp khi hạch toán kế toán CCDC và cách xử lý tại đây.
Nếu không phát hiện sai sót khi hạch toán kế toán thì ghi nhận kết quả kiểm kê như sau:

Bước 1: Vào phân hệ Công cụ dụng cụ\Quy trình, chọn Kiểm kê

Bước 2: Chọn mốc thời gian cần kiểm kê, sau đó nhấn Đồng ý.

Bước 3: Nhập kết quả kiểm kê.

Tab Công cụ dụng cụ: chương trình đã tự động liệt kê danh sách các CCDC đang được quản lý trên sổ theo dõi CCDC tính đến ngày thực hiện kiểm kê. Kế toán sẽ cập nhật kết quả kiểm kê thực tế (số lượng còn tốt, số lượng hỏng) và đưa ra kiến nghị xử lý cho các CCDC phát sinh vấn đề khi kiểm kê.

Tab Thành viên tham gia: khai báo các thành viên tham gia vào hoạt động kiểm kê CCDC.

Tab Kết quả xử lý: khai báo kết luận sau khi thực hiện kiểm kê.

Bước 4: Nhấn Cất và xử lý kết quả kiểm kê

Nếu có chênh lệch giữa số lượng kiểm kê thực tế và số lượng trên sổ theo dõi CCDC, Kế toán xử lý như sau:

Với những CCDC có Số kiểm kê thực tế > Số liệu trên sổ kế toán → Kế toán sẽ chọn chức năng Ghi tăng để xử lý CCDC thừa.

Với những CCDC có Số kiểm kê thực tế < Số liệu trên sổ kế toán → Kế toán sẽ chọn chức năng Ghi giảm để xử lý CCDC thiếu.

Bước 5: Nhấn In để in Biên bản kiểm kê công cụ dụng cụ, sau đó chuyển cho các đối tượng có liên quan ký xác nhận và lưu trữ lại theo quy định.

3.3 Tổng hợp kết quả kiểm kê

Sau khi thực hiện kiểm kê tất cả các tài sản, nguồn vốn trong đơn vị theo quy định, Kế toán tổng hợp toàn bộ kết quả kiểm kê tài sản, nguồn vốn của Đơn vị (bao gồm kết quả kiểm kê CCDC) vào Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê tài sản, nguồn vốn.
Tải mẫu Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê tại đây.

Updated on 14/04/2026