Khi ghi sổ chứng từ nghiệp vụ khác báo “số chứng từ đã tồn tại” thì làm thế nào?

Mục đích: Bài viết hướng dẫn cách xử lý khi phần mềm báo lỗi “Số chứng từ đã tồn tại” trong quá trình ghi sổ chứng từ nghiệp vụ khác.

Biểu hiện: Khi ghi sổ chứng từ nghiệp vụ khác, phần mềm hiển thị cảnh báo “Số chứng từ <…..> đã tồn tại. Vui lòng thực hiện tính năng bảo trì số chứng từ. Xem hướng dẫn tại đây. Bạn có muốn chương trình tự động tăng số chứng từ không?

Nội dung:

• Sử dụng chức năng tìm kiếm nhanh.
• Kiểm tra trực tiếp trong danh sách chứng từ hoặc hóa đơn.

Phạm vi áp dụng: Kế toán, Kế toán trưởng

Ví dụ: phần mềm cảnh báo trùng số chứng từ nghiệp vụ khác

Cách 1: Dùng chức năng tìm kiếm nhanh

• Tìm kiếm nhanh theo hướng dẫn tại đây.
• Tìm kiếm chứng từ nâng cao theo hướng dẫn tại đây.

Cách 2: Kiểm tra trong Danh sách chứng từ/ Hóa đơn

• Kiểm tra trong Danh sách chứng từ.
  • Vào phân hệ Tổng hợp\Tab Chứng từ nghiệp vụ khác, lọc khoảng thời gian từ năm 200x đến năm 9000.
  • Nhập số chứng từ cần kiểm tra.

• Kiểm tra trong Danh sách Nhận hóa đơn
  
  • Vào phân hệ Mua hàng\tab Nhận hóa đơn
  • Nhập số chứng từ cần kiểm tra.

• Nếu tìm kiếm nhưng không thấy chứng từ thì thực hiện Kiểm tra chứng từ trùng số
  
  • Vào biểu tượng ⚙ Các tiện ích và thiết lập\Bảo trì dữ liệu\Kiểm tra chứng từ trùng số
  • Chọn Loại chứng từ, bấm Thực hiện