Mua dịch vụ

Mục lục

1. Tổng quan

Mục đích: Hướng dẫn quy trình ghi nhận, định khoản và xử lý các nghiệp vụ mua dịch vụ trên phần mềm kế toán, đảm bảo tuân thủ quy định kế toán hiện hành.
Nội dung:

Hướng dẫn định khoản nghiệp vụ mua dịch vụ
Các trường hợp xử lý khi dịch vụ là chi phí mua hàng hoặc không phải chi phí mua hàng
Thao tác lập chứng từ và lưu ý khi khai báo trên phần mềm

Phạm vi áp dụng: Kế toán, quản trị viên, nhân viên nhập liệu

2. Định khoản

Nợ TK 152, 156, 641, 642…: Giá mua chưa có thuế GTGT
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán

3. Các bước thực hiện

3.1 Dịch vụ là chi phí mua hàng

Lưu ý: Trước khi lập chứng từ mua dịch vụ, cần khai báo một mã hàng có tính chất là Dịch vụ trên danh mục Vật tư hàng hoá.
Bước 1: Vào phân hệ Mua hàng\Quy trình, mục Nhận hàng hóa, dịch vụ chọn Chứng từ mua dịch vụ (hoặc vào tab Mua hàng, nhấn Thêm\Chứng từ mua dịch vụ)

Bước 2: Khai báo các thông tin chi tiết của chứng từ mua dịch vụ.

Nhập Thông tin chung: Mã nhà cung cấp, Địa chỉ, Diễn giải, Nhân viên mua hàng…
- Trường hợp là mã nhà cung cấp cũ (đã tồn tại thông tin trên hệ thống): Chỉ cần lựa chọn nhà cung cấp trên danh sách, chương trình sẽ tự động lấy lên thông tin Địa chỉ tương ứng.
- Trường hợp là mã nhà cung cấp mới (chưa tồn tại thông tin trên hệ thống): Cần khai báo nhà cung cấp mới theo hướng dẫn tại đây.
Nhập thông tin chứng từ: Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ
Nhập thông tin loại tiền: Chọn loại tiền và tỷ giá
Chọn phương thức thanh toán.
- Với phương thức Chưa thanh toán, có thể thiết lập Điều khoản thanh toán và theo dõi tình hình thanh toán công nợ với Nhà cung cấp theo điều khoản thanh toán.
- Nếu chứng từ mua dịch vụ lựa chọn phương thức Thanh toán ngay, chương trình sẽ căn cứ vào hình thức thanh toán là tiền mặt, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản hay séc tiền mặt mà tự động sinh ra các chứng từ chi tiền mặt hoặc chi tiền gửi ngân hàng trên phân hệ Tiền mặt hoặc Tiền gửi.
Chọn loại thông tin kèm hóa đơn:
- Không kèm hóa đơn
- Không có hóa đơn
- Nhận kèm hóa đơn => Nếu chọn Nhận kèm hóa đơn, khai báo bổ sung các thông tin hóa đơn và thông tin thuế GTGT trên tab Thuế.
Tích chọn Là chi phí mua hàng.
Mục NV mua hàng: Chọn nhân viên tương ứng nếu có nhu cầu theo dõi tình hình mua dịch vụ theo nhân viên mua hàng phụ trách.

Bước 3: Nhấn Cất.

3.2 Dịch vụ không phải là chi phí mua hàng

Nếu đơn vị có nhu cầu quản lý dịch vụ như một mã hàng để xem được các báo cáo liên quan đến việc mua dịch vụ, hạch toán nghiệp vụ này trên phân hệ Mua hàng tương tự như hướng dẫn ở trường hợp trên, nhưng không tích chọn Là chi phí mua hàng.

Lưu ý: Có thể xem được các báo cáo thống kê liên quan đến dịch vụ trên tab Báo cáo của phân hệ Mua hàng.

Nếu đơn vị không có nhu cầu quản lý dịch vụ như một mã hàng, hạch toán nghiệp vụ này trên phân hệ Tiền mặt, Tiền gửi hoặc Tổng hợp tùy thuộc vào phương thức thanh toán dịch vụ.

Ví dụ trên phân hệ Tiền gửi.
Bước 1: Vào phân hệ Tiền gửi\Quy trình, chọn Chi tiền (hoặc tab Thu, chi tiền, chọn Chi tiền).

Bước 2: Khai báo các thông tin của chứng từ.

Bước 3: Nhấn Cất.