Thu tiền theo hóa đơn bằng tiền mặt

Mục đích: Hướng dẫn cách thu tiền khách hàng theo từng hóa đơn công nợ trực tiếp trên phần mềm, giúp ghi nhận chính xác số tiền thu và khớp đúng với chứng từ bán hàng.
Nội dung:

• Định khoản nghiệp vụ thu tiền khách hàng theo hóa đơn.
• Các bước thực hiện thu tiền trên phần mềm.
• Lưu ý khi thực hiện nghiệp vụ thu tiền khách hàng.

Phạm vi áp dụng: Kế toán bán hàng, thủ quỹ cần đối chiếu công nợ theo hóa đơn, ghi nhận thu tiền chính xác, nhanh và minh bạch.

Nợ TK 111 Tiền mặt (1111, 1112)
Có TK 131 Phải thu của khách hàng

Nghiệp vụ Thu tiền theo hóa đơn bằng tiền mặt chỉ thực hiện được khi trên phần mềm đã phát sinh các chứng từ chưa thanh toán của khách hàng được chọn. Nghiệp vụ này được thực hiện trên phần mềm như sau:
Bước 1: Vào phân hệ Tiền mặt → Thu, chi tiền, chọn chức năng Thu tiền\Thu tiền theo hóa đơn:

Bước 2: Thiết lập các tham số/điều kiện trên giao diện Thu tiền theo hóa đơn:

• Chọn phương thức thanh toán là Tiền mặt
• Chọn loại tiền thanh toán.
• Chọn khách hàng cần thu tiền và nhập Ngày thu tiền.
• Nhấn Lấy dữ liệu. Chương trình hiển thị các chứng từ thỏa mãn điều kiện tìm kiếm đã thiết lập.

Bước 3: Tích chọn chứng từ công nợ của khách hàng đã thu được tiền

• Trường hợp không thu được hết nợ, thì nhập số tiền đã thu được vào cột Nhập số thu.
• Chương trình sẽ tự động cập nhật số tiền thu được vào cột Số thu:

Lưu ý: Có thể nhập tổng số tiền công nợ thu được tại mục Nhập số thu, khi đó hệ thống sẽ tự động tích chọn các chứng từ công nợ (chứng từ nào phát sinh trước sẽ được tích trước), đồng thời cập nhật thông tin số tiền thu được vào cột Số thu:

Bước 4: Nhấn Thu tiền, chương trình sẽ tự động sinh ra chứng từ Phiếu thu tiền mặt khách hàng:

Bước 5: Kiểm tra và bổ sung thêm các thông tin trên chứng từ, sau đó nhấn Cất.
Bước 6: Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu thu cần in.

1. Trường hợp Thủ quỹ có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi phiếu thu tiền trả nợ của khách hàng được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu thu trên tab Đề nghị thu, chi của Thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ thực hiện ghi sổ phiếu thu vào sổ quỹ.
2. Nghiệp vụ “Thu tiền khách hàng” có thể được thực hiện trên phân hệ Bán hàng. Ngoài ra, phần mềm còn cho phép lập chứng từ thu hồi công nợ của nhiều khách hàng.
3. Nếu thu tiền khách hàng bằng ngoại tệ, thì sau khi Ghi sổ chứng từ phần mềm sẽ tự động hạch toán nghiệp vụ chênh lệch tỷ giá.
4. Khi thu tiền khách hàng xong, phần mềm tự động giảm trừ công nợ của khách hàng theo từng hóa đơn.