Thu tiền theo hóa đơn nhiều khách hàng bằng tiền mặt

Mục đích: Hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ thu tiền mặt theo nhiều hóa đơn của nhiều khách hàng trên phần mềm kế toán, giúp kế toán thu tiền nhanh chóng, giảm thao tác nhập liệu thủ công và đảm bảo ghi nhận chính xác công nợ.
Nội dung:

• Định khoản nghiệp vụ thu tiền mặt nhiều hóa đơn, nhiều khách hàng
• Hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện trên phần mềm
• Lưu ý khi thực hiện nghiệp vụ

Phạm vi áp dụng: Kế toán, Thủ quỹ, Nhân viên thanh toán

Nợ TK 111 Tiền mặt (1111, 1112)
Có TK 131 Phải thu của khách hàng

Nghiệp vụ “Thu tiền khách hàng hàng loạt” chỉ thực hiện được khi trên phần mềm đã phát sinh các chứng từ chưa thanh toán của các khách hàng được chọn. Nghiệp vụ này được thực hiện trên phần mềm như sau:
Bước 1: Vào phân hệ Tiền mặt\Quy trình, chọn Thu tiền theo hóa đơn nhiều khách hàng (hoặc vào tab Thu, chi tiền chọn chức năng Thu tiền theo hóa đơn nhiều khách hàng).

Bước 2: Thiết lập điều kiện tìm kiếm để lọc ra các hóa đơn cần thu tiền

• Chọn loại tiền thanh toán.
• Chọn khoảng thời gian cần để lọc ra các chứng từ công nợ của khách hàng đã thu được tiền.
• Nhập Ngày thu tiền và nhấn Lấy dữ liệu.

Bước 3: Tích chọn chứng từ công nợ của các khách hàng đã thu được tiền. Trường hợp không thu được hết nợ, thì nhập số tiền đã thu được vào cột Nhập số thu.

Lưu ý: Có thể nhập số tiền thu được vào cột Số thu của từng chứng từ, sau khi nhập xong hệ thống sẽ tự động đánh dấu vào những chứng từ vừa nhập, đồng thời tự động cập nhật tổng công nợ thu được tại mục Nhập số thu.
Bước 4: Nhấn Thu tiền → Phần mềm tự động sinh ra chứng từ Phiếu thu tiền mặt theo hóa đơn nhiều khách hàng/ nhấn Cất

• Số tiền trên chứng từ này không sửa được

Bước 5: Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu thu cần in.

• Trường hợp Thủ quỹ có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi phiếu thu tiền của nhiều khách hàng được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu thu trên tab Đề nghị thu, chi của Thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ thực hiện ghi sổ phiếu thu vào sổ quỹ.
• Nếu thu tiền khách hàng bằng ngoại tệ, thì sau khi Ghi sổ chứng từ phần mềm sẽ tự động hạch toán nghiệp vụ chênh lệch tỷ giá.
• Khi thu tiền khách hàng xong, phần mềm tự động giảm trừ công nợ của khách hàng theo từng hóa đơn.