Kiểm kê quỹ

Mục lục

Tải phim hướng dẫn tại đây

1. Tổng quan

Mục đích: Hướng dẫn cách thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt và xử lý chênh lệch sau kiểm kê trên phần mềm, giúp kế toán đối chiếu chính xác số dư tiền mặt thực tế với sổ sách kế toán.
Nội dung:

Kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Ban lãnh đạo.
Ghi nhận và xử lý chênh lệch thừa, thiếu quỹ tiền mặt theo quy định kế toán.
Hỗ trợ kế toán đảm bảo số liệu quỹ phản ánh đúng thực tế, minh bạch và đầy đủ căn cứ khi lập báo cáo tài chính.

Phạm vi áp dụng: Kế toán, Thủ quỹ, Kế toán trưởng, Ban lãnh đạo doanh nghiệp

2. Định khoản

1. Khi phát hiện quỹ tiền mặt thừa so với sổ sách kế toán:

Ghi nhận các khoản thừa quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân:

Nợ TK 111 Tiền mặt (1111, 1112)

Có TK 338 Phải trả khác

Khi tìm ra nguyên nhân và có quyết định xử lý:

Nợ TK 338 Tài sản thừa chờ giải quyết

   Có TK 111    Tiền mặt (1111, 1112)
Có TK 338    Phải trả, phải nộp khác(3388)
Có TK 411   Vốn đầu tư của chủ sở hữu (đối với tài sản thừa không xác định được nguyên nhân hoặc không tìm được chủ sở hữu)

2. Khi phát hiện quỹ tiền mặt thiếu so với sổ sách kế toán

Các khoản thiếu quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân:

Nợ TK 138 Phải thu khác

Có TK 111 Tiền mặt (1111, 1112)

Khi tìm ra nguyên nhân và có quyết định xử lý:

Nợ TK 111 Tiền mặt (cá nhân, tổ chức nộp tiền bồi thường) (1111,1112)

Nợ TK 138 Phải thu khác (cá nhân, tổ chức phải nộp tiền bồi thường)

Nợ TK 334 Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)

Có TK 138 Tài sản thiếu chờ xử lý

3. Các bước thực hiện

Bước 1: Vào phân hệ Tiền mặt, tab Kiểm kê, nhấn Thêm để thực hiện Kiểm kê quỹ

Bước 2: Nhập ngày và chọn loại tiền cần kiểm kê, sau đó nhấn Đồng ý

Bước 3: Nhập thông tin kiểm kê tiền thực tế vào bảng kiểm kê/ nhấn Cất

Tab Thông tin chung: khai báo mục đích và thông tin về biên bản kiểm kê.
Tab Kiểm kê thực tế: khai báo thông tin số lượng tiền mặt tồn thực tế trong quỹ của Thủ quỹ theo từng mệnh giá tiền khác nhau. => Căn cứ vào kết quả được nhập, chương trình sẽ tự động tính ra chênh lệch tồn giữa sổ của Kế toán tiền mặt và tồn trong quỹ của Thủ quỹ.
Tab Thành viên tham gia: khai báo các thành viên tham gia vào hoạt động kiểm kê quỹ (sử dụng chức năng chuột phải để thêm hoặc xoá thông tin về thành viên tham gia).

Tab Kết quả xử lý: khai báo lý do và kết luận sau khi thực hiện kiểm kê.

Lưu ý: Chọn chức năng Đối chiếu để tìm nguyên nhân trong trường hợp có sự chênh lệch giữa số kiểm kê thực tế của thủ quỹ và số tiền trên sổ kế toán.

Nhấn In để in Bảng kiểm kê quỹ, sau đó chuyển cho các đối tượng có liên quan ký xác nhận và lưu trữ lại theo quy định.

Bước 4: Chọn chức năng Xử lý chênh lệch trên Bảng kiểm kê quỹ để xử lý kết quả kiểm kê nếu có chênh lệch

Bước 5: Căn cứ vào thực tế kiểm kê thừa hay thiếu, hệ thống tự động sinh ra Phiếu thu/Phiếu chi tương ứng. Cụ thể:

Trường hợp Số kiểm kê thực tế < Số dư trên sổ kế toán, hệ thống sẽ tự động sinh ra Phiếu chi để xử lý giá trị thiếu.
Trường hợp Số kiểm kê thực tế > Số dư trên sổ kế toán, hệ thống sẽ tự động sinh ra Phiếu thu để xử lý giá trị thừa.

Bước 6: Nhấn Cất, chương trình tự động tích chọn ô Đã xử lý chênh lệch trên Bảng kiểm kê quỹ

4. Lưu ý

Trường hợp kiểm kê ngoại tệ, cần nhập tỷ giá tại thời điểm kiểm kê vào chứng từ xử lý chênh lệch.
Khi thực hiện đối chiếu ngân hàng vào cuối kỳ kế toán năm để quyết toán báo cáo tài chính, người dùng cần thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình Kiểm kê, đối chiếu thực tế.

Updated on 13/04/2026