Mua CCDC về nhập kho sau đó xuất kho ra sử dụng, cho thuê

Mục lục

1. Tổng quan

Mục đích: Bài viết hướng dẫn cách hạch toán và ghi tăng công cụ, dụng cụ (CCDC) mua về nhập kho, sau đó xuất ra sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh trên phần mềm.

Nội dung:

Định khoản nghiệp vụ mua, xuất kho và phân bổ giá trị CCDC theo quy định kế toán.
Hướng dẫn ghi tăng CCDC trên phần mềm theo hai hình thức: ghi tăng từng công cụ hoặc ghi tăng hàng loạt.
Hướng dẫn các bước thực hiện hạch toán mua, xuất kho và ghi tăng CCDC.
Những lưu ý khi ghi tăng và phân bổ CCDC.

Phạm vi áp dụng: Kế toán, Thủ kho, Người sử dụng phần mềm kế toán

2. Định khoản

1. Khi mua CCDC về nhập kho

Nợ TK 152 Giá mua chưa có thuế GTGT

Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331 Tổng giá thanh toán

2. Khi xuất kho CCDC ra sử dụng, cho thuê

Trường hợp CCDC phân bổ 1 lần

Nợ TK 154 Bộ phận sản xuất

Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 152, 156 100% giá trị CCDC (Xuất CCDC, thành phẩm hoặc hàng hóa trong kho ra sử dụng như CCDC)

Trường hợp CCDC phân bổ nhiều lần

Nợ TK 2421 Chi phí trả trước

Có TK 152, 156 100% giá trị CCDC (Xuất CCDC, thành phẩm hoặc hàng hóa trong kho ra sử dụng như CCDC)

3. Cuối kỳ, thực hiện phân bổ CCDC vào chi phí (trường hợp CCDC phân bổ nhiều lần)

Nợ TK 154, 642 Giá trị CCDC phân bổ trong kỳ

Có TK 2421

3. Các bước thực hiện

3.1 Hạch toán nghiệp vụ mua CCDC về nhập kho

Vào phân hệ Mua hàng\Nhận hàng hóa, dịch vụ, chọn Chứng từ mua hàng.

Chọn loại chứng từ mua hàng là Mua hàng trong nước nhập kho hoặc Mua hàng nhập khẩu nhập kho.
Khai báo thông tin CCDC mua về nhập kho.

Nhấn Cất.

3.2 Hạch toán nghiệp vụ xuất kho CCDC

Vào phân hệ Kho\Quy trình chọn Xuất kho (hoặc vào tab Nhập, xuất kho, nhấn Thêm\Xuất kho).

Chọn loại phiếu xuất kho là Khác (Xuất sử dụng, góp vốn …).
Khai báo chứng từ xuất kho CCDC để sử dụng.

Nhấn Cất.

Lưu ý: Cần thực hiện tính giá xuất kho để chương trình có thể ghi nhận công cụ dụng cụ mới.

Trường hợp thủ kho có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi phiếu xuất kho được lập, chương trình sẽ tự động sinh phiếu xuất kho trên tab Đề nghị nhập, xuất kho của Thủ kho. Thủ kho sẽ thực hiện việc ghi sổ phiếu xuất kho vào sổ kho.

3.3 Ghi tăng CCDC vào sổ theo dõi CCDC

Thực hiện ghi tăng theo một trong hai cách sau:

Cách 1: Ghi tăng từng CCDC

Vào phân hệ Công cụ dụng cụ\Quy trình, chọn Ghi tăng CCDC.

Khai báo các thông tin về CCDC được ghi tăng.
Khai báo đơn vị sử dụng CCDC và số lượng CCDC sử dụng ở từng đơn vị.

Thiết lập thông tin phân bổ CCDC như: đối tượng phân bổ, tỷ lệ phân bổ, tài khoản chi phí → Chương trình đã tự động thiết lập sẵn dựa vào thông tin đã khai báo tại tab Đơn vị sử dụng, tuy nhiên Kế toán vẫn có thể thay đổi lại theo đúng với thực tế tại đơn vị.

Nhấn Ghi tăng.

Lưu ý:

Trường hợp muốn khai báo các bộ phận cấu thành nên CCDC, Kế toán có thể khai báo thông tin trên tab Mô tả chi tiết.

Trường hợp muốn chọn các chứng từ liên quan đến việc ghi tăng CCDC, Kế toán có thể khai báo thông tin trên tab Nguồn gốc hình thành. Chương trình chỉ lấy lên các chứng từ có số tiền > 0

Cách 2: Ghi tăng hàng loạt CCDC

Vào phân hệ Công cụ dụng cụ, tab Quy trình chọn Ghi tăng CCDC hàng loạt.

Nhấn Lấy CCDC từ chứng từ xuất kho/mua hàng, hiển thị giao diện Chọn chứng từ xuất kho/mua hàng. Nhấn Chọn chứng từ.
Tại mục Loại: chọn Xuất kho khác.
Chọn khoảng thời gian tìm kiếm chứng từ xuất kho CCDC.
Nhấn Lấy dữ liệu. Trên giao diện sẽ hiển thị các chứng từ xuất kho thỏa mãn điều kiện đã thiết lập và có thành tiền > 0.
Tích chọn các CCDC muốn ghi tăng, nhấn Chọn. Chương trình sẽ tự động lấy thông tin các CCDC đã khai báo trên chứng từ xuất kho được chọn vào chứng từ ghi tăng CCDC hàng loạt.

Chương trình sẽ tự động lấy thông tin các CCDC đã khai báo trên chứng từ xuất kho được chọn vào chứng từ ghi tăng CCDC hàng loạt.
Kiểm tra, bổ sung thông tin số kỳ phân bổ, khai báo đơn vị sử dụng và số lượng CCDC sử dụng ở từng đơn vị cho từng CCDC.
Nhấn Ghi tăng.

4. Lưu ý

Trường hợp xuất kho CCDC dần theo các tháng, nên khai báo mã CCDC mới cho từng lô nếu thời điểm xuất khác nhau, nhằm đảm bảo theo dõi chính xác số lượng, giá trị và tránh nhầm lẫn trên sổ sách.
Định kỳ, căn cứ vào số kỳ phân bổ đã thiết lập khi ghi tăng CCDC, để thực hiện phân bổ giá trị của CCDC vào chi phí của đơn vị.
Với CCDC có Số kỳ phân bổ là 1 thì chương trình sẽ không lấy lên các CCDC này khi thực hiện phân bổ CCDC.
Với dữ liệu kế toán áp dụng phương pháp tính giá xuất kho Bình quân cuối kỳ, việc tính giá thường được thực hiện vào cuối kỳ, vì vậy tại thời điểm xuất kho CCDC đưa vào sử dụng thì trên chứng từ chưa có giá xuất. Để ghi tăng CCDC, kế toán thực hiện như sau:
- Lập chứng từ ghi tăng công cụ dụng cụ, khai báo tạm giá trị CCDC và chưa chọn chứng từ nguồn gốc hình thành.
- Cuối kỳ, trước khi phân bổ công cụ dụng cụ, để giá trị phân bổ được chính xác kế toán thực hiện:
  - Thực hiện tính giá xuất kho.
  - Cập nhật lại giá trị chính xác của CCDC sau khi tính giá và chọn chứng từ nguồn gốc hình thành là phiếu xuất kho đã được cập nhật giá xuất.