Làm thế nào để nhập các Danh mục, Số dư, Chứng từ từ file excel vào phần mềm?

Trường hợp cần tạo nhiều mã hàng cùng lúc nhưng hệ thống chưa hỗ trợ thực hiện trực tiếp trên chứng từ, có thể sử dụng chức năng nhập khẩu danh mục từ Excel để thực hiện.

Bước 1: Vào Các tiện ích và thiết lập\Quản lý danh mục, chọn danh mục cần thực hiện khai báo:

Bước 2: Nhấn biểu tượng ▼ cạnh nút Thêm\Nhập từ excel:

• Chương trình sẽ hiển thị giao diện nhập khẩu từ excel.

Bước 3: Chọn tệp nguồn

• Chọn file nhập khẩu từ các file dữ liệu sẵn có trên máy tính hoặc có thể tải file mẫu về để tạo file dữ liệu nhập khẩu.

Lưu ý: Khi tải tệp mẫu, đối với file tệp mẫu cơ bản và file tệp mẫu đầy đủ đều có cùng cấu trúc các trường thông tin cơ bản, tuy nhiên mẫu đầy đủ sẽ chứa nhiều trường thông tin chi tiết hơn, còn mẫu cơ bản là phiên bản rút gọn chỉ giữ lại các trường dữ liệu cần thiết để nhập liệu nhanh. Vì vậy, tùy theo nhu cầu, có thể tải 1 trong 2 loại tệp mẫu đều được.

• Chọn sheet có chứa dữ liệu cần nhập và lựa chọn dòng làm tiêu đề cho cột.
• Có 3 lựa chọn nhập khẩu thông tin:
  • Thêm mới: Tạo mới các mã trong danh mục VTHH, NCC, khách hàng …
  • Cập nhật: Cập nhật, bổ sung thêm các thông tin của các mã đã được tạo từ trước trên danh mục.
  • Ghi đè: Cập nhật dữ liệu theo thông tin mới của các mã đã được tạo từ trước trên danh mục.
• Sau khi đã lựa chọn xong, nhấn Tiếp tục.

Bước 4: Ghép dữ liệu

• Trường hợp lấy từ file mẫu thì chương trình sẽ tự động ghép các cột trên file dữ liệu và các cột thông tin trên chương trình:

• Trường hợp là file do bạn tự tạo không theo mẫu chương trình thì cần thực hiện ghép cột thủ công:

Lưu ý:

• Tại dòng có tích chọn “Bắt buộc ghép cột và nhập thông tin” thì người dùng phải đảm bảo cột trên tệp excel tương ứng có nhập đầy đủ thông tin liên quan.
• Nếu không tích chọn “Bắt buộc ghép cột và nhập thông tin”, chương trình sẽ lấy thông tin ngầm định hoặc để trống theo yêu cầu của từng trường dữ liệu theo từng danh mục, chứng từ.

• Trường hợp người dùng mong muốn lấy thêm hoặc bỏ bớt các thông tin trên các mã danh mục cần nhập khẩu thì có thể tích Ẩn/hiện thông tin:

Bước 5: Kiểm tra dữ liệu

• Chương trình sẽ kiểm tra toàn bộ dữ liệu trong các cột với dữ liệu đã tồn tại trên chương trình và hiển thị thông báo:

• Nếu vừa có dòng hợp lệ và không hợp lệ, khi đó có thể lựa chọn:
  • Nhấn Nhập dữ liệu: chương trình sẽ bỏ qua các mã không hợp lệ và chỉ nhập lên hệ thống các mã có tình trạng hợp lệ.
  • Kiểm tra thông tin chi tiết lỗi trên giao diện hoặc tải file kết quả để kiểm tra lại. Sau đó quay lại bước 1 để cập nhật lại file nhập khẩu.

Bước 6: Kết quả nhập khẩu dữ liệu

• Chương trình sẽ trả về kết quả các mã đã nhập thành công hoặc không thành công dựa theo kết quả kiểm tra ở bước 5:

• Nhấn Đóng hoặc nhấn biểu tượng dấu X để hoàn thành nhập khẩu danh mục.

Trường hợp cần khai báo số dư đầu kỳ nhưng số lượng dữ liệu lớn và không thể nhập thủ công từng dòng, có thể sử dụng chức năng nhập khẩu số dư từ Excel để thực hiện nhanh và đồng bộ dữ liệu.

Bước 1: Vào Các tiện ích và thiết lập\Nhập số dư ban đầu:

Bước 2: Chương trình sẽ hiển thị danh sách các loại số dư, kích chọn vào loại số dư cần nhập khẩu.

Ví dụ: Nhập số dư tài khoản từ file excel:

Bước 3: Trên chức năng Nhập số dư, Nhấn biểu tượng ⏷ cạnh nút Nhập số dư\Nhập số dư ban đầu từ excel:

Bước 4: Chọn tệp nguồn: Tương tự như nhập khẩu danh mục.

Bước 5: Ghép dữ liệu: Tương tự như khi nhập khẩu danh mục , cần ghép được các cột dữ liệu trên file nhập khẩu và trên chương trình.

Bước 6: Kiểm tra dữ liệu: Chương trình sẽ trả về kết quả dữ liệu hợp lệ hoặc không hợp lệ trên file dữ liệu để điều chỉnh hoặc tiến hành nhập dữ liệu luôn.

Bước 7: Thông báo kết quả nhập liệu

Lưu ý: Trường hợp đã nhập khẩu excel hoàn thành, sau đó phát hiện sai sót cần nhập khẩu lại, cần xóa các số dư đã nhập khẩu trước đó đi rồi mới thực hiện lại thao tác

Lưu ý: Tại phân hệ Tiền mặt và Tiền gửi, file mẫu Excel hiện chỉ hỗ trợ nhập riêng từng loại chứng từ Thu tiền hoặc Chi tiền, chưa hỗ trợ nhập đồng thời cả hai loại chứng từ trên cùng một file. Anh/chị vui lòng tách riêng nghiệp vụ Thu tiền và Chi tiền để thực hiện nhập khẩu dữ liệu.

Xem phim hướng dẫn

Bước 1: Chọn phân hệ cần thực hiện nhập khẩu chứng từ:

Bước 2: Nhấn biểu tượng ▼ cạnh nút Thêm\Nhập từ excel:

Bước 3: Chương trình hiển thị giao diện tương tự như nhập khẩu danh mục:

Bước 4: Chọn tệp nguồn:

• Chọn đúng loại chứng từ trước khi chọn file dữ liệu hoặc tải file mẫu để tránh phát sinh lỗi ở các bước sau do sai định dạng, thông tin dữ liệu cần nhập khẩu của mỗi loại chứng từ.
• Chỉ nhập khẩu thêm mới chứng từ.

Bước 5: Ghép dữ liệu: Tương tự như khi nhập khẩu danh mục cần ghép được các cột dữ liệu trên file nhập khẩu và trên chương trình

Bước 6: Kiểm tra dữ liệu: Chương trình sẽ trả về kết quả dữ liệu hợp lệ hoặc không hợp lệ trên file dữ liệu để có thể điều chỉnh hoặc tiến hành nhập dữ liệu luôn.

Bước 7: Thông báo kết quả nhập liệu

Lưu ý:

• Sau khi nhập khẩu thành công thì chứng từ sẽ ở trạng thái chưa ghi sổ. Cần thực hiện ghi sổ chứng từ để ghi nhận bút toán lên các báo cáo, sổ sách kế toán.

• Trường hợp đã nhập khẩu excel hoàn thành, sau đó phát hiện sai sót cần nhập khẩu lại, cần xóa các chứng từ đã nhập khẩu trước đó đi rồi mới thực hiện lại thao tác.