Nhập công nợ nhà cung cấp theo ngoại tệ

Mục lục

1. Tổng quan

Bài viết này giúp kế toán khai báo số dư ban đầu cho các tài khoản có phát sinh nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ, đảm bảo quản lý và quy đổi chính xác công nợ phải trả theo từng nhà cung cấp và loại tiền tệ.

Tính năng này giúp doanh nghiệp theo dõi song song số dư nguyên tệ và quy đổi, phục vụ đối chiếu, báo cáo tài chính và kiểm soát biến động tỷ giá ngay từ đầu kỳ.

Nội dung bài viết gồm:

Hướng dẫn nhập thủ công và nhập khẩu excel công nợ nhà cung cấp theo ngoại tệ
Lưu ý khi nhập chi tiết theo hóa đơn, nhân viên, công trình, hợp đồng, đơn vị

2. Các bước thực hiện

Để nhập số dư ban đầu cho các tài khoản có nhu cầu theo dõi chi tiết theo đối tượng nhà cung cấp, với loại tiền là ngoại tệ (áp dụng đối với dữ liệu có phát sinh nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ). Anh/chị thực hiện các bước sau:

Bước 1: Vào bánh răng ⚙ Các tiện ích và thiết lập\Tùy chọn\Tùy chọn chung.

Bước 2: Tại mục Tiền tệ, chọn Có phát sinh nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ là Có. Chi tiết hướng dẫn tại đây.

2.1. Nhập thủ công công nợ nhà cung cấp theo ngoại tệ

Hướng dẫn thao tác nhập công nợ từng nhà cung cấp theo ngoại tệ như sau:

Bước 1: Trước khi nhập số dư công nợ nhà cung cấp, cần khai báo Danh mục nhà cung cấp: Tại đây

Bước 2: Vào bánh răng ⚙ Các tiện ích và thiết lập\mục Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu

Bước 3: Chọn mục Nhà cung cấp

Bước 4 : Chọn chức năng Nhập số dư.

Bước 5: Chọn tài khoản có phát sinh công nợ nhà cung cấp và loại tiền ngoại tệ cần nhập số dư (việc chọn loại tiền sẽ phụ thuộc vào thông tin tài khoản được chọn. => Chỉ có những tài khoản được tích chọn Có hạch toán ngoại tệ khi khai báo tài khoản, kế toán mới chọn được thông tin loại tiền ngoại tệ).

Bước 6: Sau đó thực hiện nhập số dư theo một trong hai trường hợp sau:

Trường hợp 1: Đơn vị không có nhu cầu theo dõi công nợ nhà cung cấp theo nhân viên, công trình, hợp đồng, đơn vị, hóa đơn:

- Kế toán sẽ nhập trực tiếp tổng công nợ nguyên tệ và quy đổi đối với nhà cung cấp trên giao diện Nhập số dư công nợ nhà cung cấp.

Lưu ý: Đối với các nhà cung cấp có công nợ đầu kỳ phát sinh bên Có, sau khi công nợ được cất giữ, hệ thống sẽ tự động sinh một bản ghi trên tab Chi tiết theo Hoá đơn.

Trường hợp 2: Đơn vị có nhu cầu theo dõi công nợ nhà cung cấp theo nhân viên, công trình, hợp đồng, đơn vị, hóa đơn

- Công nợ nhà cung cấp theo nhân viên, công trình, hợp đồng, đơn vị:
  - Chọn tab Chi tiết theo nhân viên, công trình, hợp đồng, đơn vị.
  - Chọn thông tin nhân viên/công trình/hợp đồng từ các cột tương ứng, sau đó nhập số dư công nợ nguyên tệ và quy đổi.

- - Sau khi nhập xong, nhấn Cất.
- Theo dõi công nợ nhà cung cấp theo hoá đơn:
  - Chọn tab Chi tiết theo Hoá đơn
  - Nhập chi tiết hoá đơn phát sinh công nợ đối với nhà cung cấp theo nguyên tệ và quy đổi.

- - Nhấn Cất.

2.2. Nhập khẩu số dư tài khoản từ file excel theo ngoại tệ

Để nhập hàng loạt công nợ nhà cung cấp theo ngoại tệ, có thể dùng chức năng nhập khẩu excel như sau:

Bước 1: Trước khi nhập số dư công nợ nhà cung cấp, cần khai báo Danh mục nhà cung cấp: Tại đây

Bước 2: Vào bánh răng ⚙ Các tiện ích và thiết lập\mục Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu

Bước 3: Chọn mục Nhà cung cấp

Bước 4: Trên chức năng Nhập số dư, nhấn biểu tượng ⏷cạnh nút Nhập số dư\Nhập công nợ NCC từ excel

Xem chi tiết hướng dẫn nhập số dư ban đầu từ excel tại đây

3. Lưu ý

Nếu kế toán chỉ nhập dữ liệu trên tab Chi tiết theo nhân viên, công trình, hợp đồng, đơn vị, hệ thống sẽ tự động lấy Tổng số dư bên Có – Tổng số dư bên Nợ để cập nhật => Nếu chênh lệch > 0 thì cập nhật vào cột Dư Có, ngược lại < 0 thì cập nhật vào cột Dư Nợ.
Nếu kế toán chỉ nhập dữ liệu trên tab Chi tiết theo Hoá đơn, hệ thống sẽ tự động lấy Tổng số còn phải trả lên cột Dư Có trên giao diện Nhập số dư công nợ nhà cung cấp.
Nếu kế toán nhập dữ liệu trên cả 2 tab, hệ thống sẽ lấy tương tự như trường hợp chỉ nhập phát sinh trên tab Chi tiết theo nhân viên, công trình, hơp đồng, đơn vị.