Khai báo tài sản đầu kỳ

Mục lục

1. Tổng quan

Mục đích: Hướng dẫn khai báo tài sản cố định (TSCĐ) đã ghi tăng trước khi sử dụng phần mềm để tiếp tục theo dõi và tính khấu hao trên phần mềm (TSCĐ đầu kỳ).

Nội dung:

Giới thiệu về việc theo dõi TSCĐ trên phần mềm và các hệ thống sổ liên quan.
Hướng dẫn chi tiết các bước khai báo TSCĐ đầu kỳ và kiểm tra số dư đầu kỳ các tài khoản liên quan.
Lưu ý về các trường hợp phân bổ chi phí, nhập khẩu danh sách TSCĐ, và chỉnh sửa thông tin TSCĐ đầu kỳ.

Phạm vi áp dụng: Kế toán, quản lý tài sản, cán bộ quản trị tài sản cố định

2. Khai báo TSCĐ đầu kỳ

Việc theo dõi TSCĐ được thực hiện đồng thời trên cả Sổ cái tài khoản 211/212/213; 214 và Sổ TSCĐ. Trong đó:

Sổ cái tài khoản 211/212/213, 214: dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng, giảm nguyên giá, giá trị hao mòn TSCĐ.
Sổ tài sản cố định: dùng để theo dõi chi tiết về TSCĐ như: Loại tài sản, Tên tài sản, Nguyên giá, thời gian trích khấu hao, hao mòn lũy kế…

Việc theo dõi TSCĐ trên 2 hệ thống sổ này phải khớp nhau. Do đó, khi khai báo TSCĐ đầu kỳ thì Nguyên giá của TSCĐ phải được phản ánh tương ứng trên số dư đầu kỳ của tài khoản 211/212/213, và giá trị hao mòn lũy kế của TSCĐ phải được phản ánh tương ứng trên số dư đầu kỳ của tài khoản 214.

Cách 1: Thực hiện trên giao diện Nhập số dư ban đầu

Vào ⚙ Các tiện ích và thiết lập\Nhập số dư ban đầu

Chọn Tài sản cố định đầu kỳ

Nhấn vào Khai báo TSCĐ đầu kỳ để thêm mới Mã tài sản cố định năm trước.

Cách 2: Thực hiện trên giao diện Tài sản cố định

Tại phân hệ Tài sản cố định, chọn tab Quy trình\Tiện ích\Khai báo tài sản đầu kỳ.

Nhập các thông tin chi tiết cho tài sản cố định năm trước như: Mã tài sản, Tên tài sản, Ngày ghi tăng, Ngày bắt đầu sử dụng, Nguyên giá, Giá trị tính khấu hao, …
Sau khi khai báo xong thông tin cho các tài sản cố định năm trước, nhấn Cất, hệ thống sẽ tự động chuyển thông tin các tài sản vừa khai báo sang tab Sổ tài sản và Ghi tăng để theo dõi.

Lưu ý

Trường hợp chi phí khấu hao của một tài sản được phân bổ cho nhiều đối tượng khác nhau (có thể phân bổ cho công trình, đối tượng tập hợp chi phí, đơn vị, đơn hàng, hợp đồng), sẽ khai báo cùng một tài sản trên nhiều dòng khác nhau với các thông tin giống hệt nhau, trừ thông tin tại cột Đối tượng phân bổ, Tỷ lệ phân bổ và Tài khoản chi phí.
Có thể khai báo cùng lúc nhiều TSCĐ từ năm trước thông qua việc nhập khẩu danh sách TSCĐ từ tệp excel. Thao tác chi tiết xem Tại đây.
Để sửa lại được thông tin của các TSCĐ đầu kỳ đã khai báo, chọn thông tin của TSCĐ trên tab Ghi tăng và chọn chức năng Sửa trên thanh công cụ.

3. Kiểm tra số dư đầu kỳ tài khoản 211/212/213, 214

1. Vào ⚙ Các tiện ích và thiết lập\Nhập số dư ban đầu sau đó chọn đến Số dư tài khoản.

2. Kiểm tra số dư nợ của Tài khoản 211/212/213 và số dư có của tài khoản 214. Cần đảm bảo 2 điều kiện:

Điều kiện 1: Số dư nợ đầu kỳ của tài khoản 211/212/213 và Số dư có đầu kỳ của tài khoản 214 khớp với số dư trên Bảng cân đối tài khoản đã chốt tính đến trước ngày bắt đầu hạch toán trên phần mềm.
Điều kiện 2: Số dư nợ đầu kỳ của tài khoản 211(x)/212(x)/213(x) = Nguyên giá TSCĐ đầu kỳ (có TK nguyên giá là 211(x)/212(x)/213(x))
Điều kiện 3: Số dư có đầu kỳ của tài khoản 214(x) = Hao mòn lũy kế của TSCĐ đầu kỳ (có tài khoản khấu hao là 214(x))

3. Kiểm tra Điều kiện 1, nếu chưa thỏa mãn cần sửa lại số dư nợ đầu kỳ của tài khoản 211/212/213 và số dư có của tài khoản 214 khớp với số dư trên Bảng cân đối tài khoản đã chốt tính đến trước ngày bắt đầu hạch toán trên phần mềm.

4. Kiểm tra Điều kiện 2:

Cách kiểm tra Nguyên giá TSCĐ đầu kỳ

Vào phân hệ Tài sản cố định\tab Ghi tăng.
Lọc ra danh sách các TSCĐ có ngày ghi tăng trước ngày bắt đầu sử dụng phần mềm và tài khoản nguyên giá là 211(x)/212(x)/213(x).

Và kéo đến cột TK Nguyên giá / Lọc theo tài khoản cần kiểm tra

Lưu ý: Để biết ngày bắt đầu sử dụng phần mềm, Vào ⚙ Các tiện ích và thiết lập\Tùy chọn\Tùy chọn chung; xem thông tin tại mục Ngày bắt đầu dữ liệu:

Xem thông tin Nguyên giá TSCĐ đầu kỳ

Xem thông tin Nguyên giá TCSĐ đầu kỳ tại cột Nguyên giá.

5. Kiểm tra Điều kiện 3:

Cách kiểm tra Hao mòn lũy kế của TSCĐ đầu kỳ

Vào phân hệ Tài sản cố định\tab Ghi tăng.
Lọc ra danh sách các TSCĐ có ngày ghi tăng trước ngày bắt đầu sử dụng phần mềm và tài khoản khấu hao là 214(x).

Và kéo đến cột TK Khấu hao / Lọc theo tài khoản cần kiểm tra