Bảo trì dữ liệu và kiểm tra chứng từ trùng số

Mục lục

1. Tổng quan

Mục đích: Bài viết hướng dẫn thực hiện chức năng Bảo trì dữ liệu và Kiểm tra chứng từ trùng số trên phần mềm, giúp đảm bảo tính đúng đắn của dữ liệu và rà soát các chứng từ đang bị trùng số.

Nội dung:

Bảo trì dữ liệu.
Kiểm tra chứng từ trùng số.

Phạm vi đáp ứng: Kế toán, Kế toán trưởng

2. Các bước thực hiện

2.1. Bảo trì dữ liệu

Bảo trì dữ liệu: Chức năng này sẽ tiến hành bỏ ghi sổ các chứng từ đang ghi sổ và ghi sổ lại chứng từ để đảm bảo tính đúng đắn của dữ liệu.

Lưu ý: Trước khi thực hiện Bảo trì dữ liệu, anh/chị vui lòng sao lưu dữ liệu trước để đảm bảo an toàn và thuận tiện tra cứu lại khi cần.

Bước 1: Vào Các tiện ích và thiết lập biểu tượng bánh răng góc trên bên phải giao diện, chọn chức năng Bảo trì dữ liệu.

Bước 2: Chương trình hiển thị giao diện Bảo trì dữ liệu, tại đây người dùng tích chọn chức năng Bảo trì dữ liệu:

Chọn khoảng thời gian thực hiện bảo trì tại mục Kỳ báo cáo
Tích chọn mục Ghi sổ các chứng từ chưa ghi sổ để thực hiện bảo trì dữ liệu cho cả những chứng từ chưa được ghi sổ. (Nếu có)

Bước 3: Nhấn Thực hiện. Chương trình sẽ hiển thị thông báo cho người dùng khi bắt đầu thực hiện việc bảo trì. Quá trình bảo trì dữ liệu sẽ phụ thuộc vào độ lớn của dữ liệu kế toán.

Bước 4: Khi quá trình bảo trì dữ liệu hoàn tất, chương trình sẽ hiển thị thông báo ở biểu tượng cái chuông góc trên bên phải màn hình. Trong trường hợp có phát sinh những chứng từ ghi sổ không thành công, để xem danh sách những chứng từ đó người dùng nhấn vào Xem chi tiết.

Chương trình hiển thị giao diện danh sách các chứng từ không thực hiện ghi sổ được.

Lưu ý: Trong thời gian hệ thống thực hiện bảo trì dữ liệu trên AMIS Kế toán, người dùng không nên thao tác nhập liệu trên phần mềm và cũng không thể hủy lệnh bảo trì.

2.2. Kiểm tra chứng từ trùng số

Kiểm tra chứng từ trùng số: Chức năng này sẽ thực hiện rà soát lại các số chứng từ đã lập, tìm kiếm và liệt kê các chứng từ đang trùng số trong dữ liệu.

Lưu ý: Trước khi thực hiện Kiểm tra chứng từ trùng số, anh/chị vui lòng sao lưu dữ liệu trước để đảm bảo an toàn và thuận tiện tra cứu lại khi cần.

Bước 1: Vào Các tiện ích và thiết lập biểu tượng bánh răng góc trên bên phải giao diện, chọn chức năng Bảo trì dữ liệu.

Bước 2: Chương trình hiển thị giao diện Bảo trì dữ liệu, tại đây người dùng tích chọn chức năng Kiểm tra chứng từ trùng số.

Bước 3: Chọn Loại chứng từ sau đó nhấn Thực hiện.

Bước 4: Chương trình sẽ hiển thị thông báo bắt đầu quá trình kiểm tra chứng từ trùng số. Tùy vào độ lớn của dữ liệu kế toán mà quá trình kiểm tra chứng từ trùng số có thể kéo dài.

Bước 5: Khi hoàn tất việc kiểm tra chứng từ trùng số, chương trình cũng sẽ hiển thị thông báo để người dùng nắm được. Trong trường hợp có phát sinh những chứng từ bị trùng số, nhấn Xem chi tiết để xem danh sách.