1.2. Kiểm tra tài khoản hạch toán trên chứng từ

Mục đích: Hướng dẫn kiểm tra trạng thái ghi sổ chứng từ và xử lý các trường hợp tài khoản hạch toán phát sinh không phù hợp trên phần mềm.
Nội dung:

• Kiểm tra trạng thái ghi sổ chứng từ
• Cách thao tác kiểm tra và xử lý tài khoản hạch toán
• Phạm vi áp dụng: Kế toán, quản trị viên

2.1. Cách thao tác

Để kiểm tra trạng thái ghi sổ chứng từ, thực hiện các bước sau:
Bước 1: Vào phần Các tiện ích và thiết lập, chọn tiện ích Kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách.
Bước 2: Thiết lập tham số, kiểm tra đối chiếu số liệu.
Bước 3: Tích chọn mục 1. Trạng thái chứng từ ghi sổ, nhấn Kiểm tra, đối chiếu chứng từ.
Bước 4: Chương trình hiển thị báo cáo kiểm tra trạng thái ghi sổ chứng từ bao gồm các nội dung sau:

• Kiểm tra trạng thái ghi sổ chứng từ
• Kiểm tra tài khoản hạch toán trên chứng từ

Lưu ý: Báo cáo này sẽ không liệt kê các chứng từ không có trạng thái ghi sổ như: Báo giá, Đơn đặt hàng…

2.2. Cách xử lý

Trường hợp tài khoản đã có phát sinh thì khi thực hiện chức năng Lấy chứng từ từ dữ liệu khác dẫn đến tài khoản đó có thêm tiết khoản thì chương trình sẽ hiển thị danh sách các chứng từ cần kiểm tra lại tài khoản hạch toán:

Trường hợp này, kế toán cần thực hiện xử lý như sau:

• Cách 1: Mở chi tiết chứng từ và thực hiện sửa lại tài khoản hạch toán cho phù hợp

• Cách 2: Sử dụng chức năng Chuyển tài khoản hạch toán để chuyển các phát sinh sang tài khoản phù hợp.