Trả trước tiền hàng cho nhà cung cấp bằng tiền gửi ngân hàng

Mục đích: Hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ trả trước tiền mua hàng cho nhà cung cấp trên phần mềm.

Nội dung:

• Định khoản nghiệp vụ trả trước tiền mua hàng cho nhà cung cấp
• Quy trình thực hiện nghiệp vụ trên phần mềm
• Phạm vi áp dụng: Kế toán thanh toán, Kế toán trưởng, Giám đốc

Nợ TK 331             Phải trả cho người bán

Có TK 112    Tiền gửi ngân hàng (1121, 1122)

1. Căn cứ vào hợp đồng mua hàng, trên đó yêu cầu hợp tác xã chuyển trả trước một phần tiền mua hàng cho nhà cung cấp, nhân viên mua hàng sẽ yêu cầu chi tiền.
2. Kế toán thanh toán lập Séc hoặc Ủy nhiệm chi, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
3. Ngân hàng căn cứ vào Ủy nhiệm chi của hợp tác xã sẽ chuyển tiền vào tài khoản của nhà cung cấp, đồng thời lập giấy báo Nợ.
4. Căn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng, kế toán thanh toán sẽ hạch toán, đồng thời ghi sổ tiền gửi ngân hàng.

=> Nếu trường hợp trả bằng Séc thì nhân viên đề nghị chi tiền sẽ nhận Séc để chuyển cho nhà cung cấp

Nghiệp vụ “Trả trước tiền mua hàng cho nhà cung cấp” được thực hiện trên phần mềm như sau:

Bước 1: Vào phân hệ Tiền gửi, chọn tab Thu, chi tiền, chọn chức năng Chi tiền

Bước 2: Lựa chọn lý do chi và phương thức thanh toán

• Chọn lý do chi là Trả tiền nhà cung cấp (không theo hóa đơn)
• Lựa chọn phương thức thanh toán là Ủy nhiệm chi hoặc Séc chuyển khoản hoặc Séc tiền mặt

Bước 3: Khai báo thông tin chi tiết trên chứng từ

• Tài khoản chi: chọn tài khoản ngân hàng chi tiền
• Mã nhà cung cấp
• Các thông tin chung khác (không bắt buộc): Tài khoản nhận tiền, Nhân viên
• Thông tin chứng từ: Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số chứng từ
• Thông tin hạch toán: diễn giải, số tiền. Nếu hạch toán nhiều dòng, nhấn thêm dòng để thêm thông tin.
• Điền các thông tin thống kê khác (nếu cần)

Bước 4: Kiểm tra lại thông tin trên chứng từ, rồi nhấn Cất.

• Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn chứng từ chi tiền gửi cần in.

Lưu ý: Sau khi hạch toán xong nghiệp vụ trả trước tiền hàng cho nhà cung cấp bằng tiền gửi ngân hàng, phần mềm tự động chuyển thông tin của chứng từ vào Sổ tiền gửi ngân hàng. Thao tác xem báo cáo Sổ tiền gửi ngân hàng thực hiện tương tự như hướng dẫn Tại đây.