Tạm ứng cho nhân viên bằng tiền mặt

Bài viết hướng dẫn cách lập phiếu chi tạm ứng cho nhân viên bằng tiền mặt trên phần mềm, giúp kế toán ghi nhận chính xác các khoản tiền tạm ứng phục vụ cho các mục đích như đi công tác, mua hàng hóa, tiếp khách… và đảm bảo cập nhật đầy đủ vào sổ quỹ và sổ kế toán.

Nghiệp vụ này áp dụng khi doanh nghiệp chi tiền mặt tạm ứng cho nhân viên theo đề nghị đã được phê duyệt, nhằm phục vụ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc hành chính của đơn vị.

Nợ TK 141 Tạm ứng

Có TK 111 Tiền mặt (1111, 1112)

Khi nhân viên xin đề nghị tạm ứng tiền mặt để: đi công tác, mua hàng hoá, tiếp khách… bộ phận kế toán thường phát sinh các hoạt động sau:

1. Căn cứ vào đề nghị tạm ứng của nhân viên đã được trưởng phó/phòng và Giám đốc phê duyệt, kế toán thanh toán sẽ lập Phiếu chi.
2. Chuyển Phiếu chi cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt
3. Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt, thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ
4. Nhân viên ký Phiếu chi và nhận tiền. Còn kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền để ghi số kể toán tiền mặt.

Nghiệp vụ “Chi tạm ứng cho nhân viên bằng tiền mặt” được thực hiện trên phần mềm như sau:

Bước 1: Vào phân hệ Tiền mặt, chọn tab Thu, chi tiền, chọn chức năng Chi tiền.

Bước 2: Chọn lý do chi là Tạm ứng cho nhân viên.

Bước 3: Khai báo các thông tin của chứng từ tạm ứng

• Thông tin Nhân viên: chọn nhân viên đang tạm ứng
• Thông tin chứng từ: Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số phiếu chi
• Thông tin hạch toán chi tiết: Diễn giải, Tài khoản, Số tiền
• Các thông tin thống kê khác (nếu cần)

Bước 4: Nhấn Cất

• Nếu cần in phiếu chi: Chọn chức năng In, sau đó chọn mẫu phiếu chi cần in.