Trả trước tiền hàng cho nhà cung cấp bằng tiền mặt

Mục đích: Hướng dẫn cách lập phiếu chi để hạch toán nghiệp vụ trả trước tiền hàng cho nhà cung cấp bằng tiền mặt trên phần mềm, giúp kế toán ghi nhận chính xác khoản ứng trước theo hợp đồng mua hàng đã thỏa thuận và đảm bảo cập nhật đầy đủ vào sổ quỹ và sổ kế toán.
Nội dung:

• Định khoản nghiệp vụ trả trước tiền hàng cho nhà cung cấp
• Quy trình thực hiện trên phần mềm
• Lưu ý khi ghi nhận và in phiếu chi

Phạm vi áp dụng: Kế toán, Thủ quỹ, Kế toán trưởng, Giám đốc

Nợ TK 331 Phải trả cho người bán
Có TK 111 Tiền mặt (1111, 1112)

Trường hợp hợp tác xã ứng trước tiền mua hàng cho nhà cung cấp, khi đó sẽ phát sinh các hoạt động sau:

1. Căn cứ vào hợp đồng mua hàng, trên đó yêu cầu công ty phải trả trước tiền mua hàng, nhân viên mua hàng sẽ yêu cầu chi tiền.
2. Kế toán thanh toán lập Phiếu chi, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
3. Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt, thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ.
4. Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền để ghi sổ kế toán tiền mặt.

Nghiệp vụ Trả trước tiền hàng cho nhà cung cấp bằng tiền mặt được thực hiện trên phần mềm như sau:
Bước 1: Vào phân hệ Tiền mặt, chọn tab Thu, chi tiền, chọn chức năng Chi tiền.

Bước 2: Chọn lý do chi là Trả tiền nhà cung cấp (không theo hóa đơn).
Bước 3: Khai báo thông tin chi tiết chứng từ

• Thông tin nhà cung cấp: chọn nhà cung cấp đang thực hiện trả trước tiền
• Thông tin chứng từ: Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số phiếu chi
• Thông tin hạch toán chi tiết: Diễn giải, Tài khoản, Số tiền
• Các thông tin thống kê khác (nếu cần)

Bước 4: Nhấn Cất

• Chọn chức năng In, sau đó chọn mẫu phiếu chi cần in:

Lưu ý: Trường hợp Thủ quỹ có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi phiếu chi ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu chi trên tab Đề nghị thu, chi của Thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ thực hiện ghi sổ phiếu chi vào sổ quỹ.