Lập đơn mua hàng

Mục lục

1. Tổng quan

Mục đích: Hướng dẫn cách lập đơn mua hàng để ghi nhận đầy đủ, chính xác các yêu cầu mua vật tư, hàng hóa từ nhà cung cấp, hỗ trợ quản lý, theo dõi và đối chiếu đơn hàng nhanh chóng, thuận tiện.
Nội dung:

Hướng dẫn các bước lập đơn mua hàng trên phần mềm
Giải thích các trường thông tin cần khai báo
Hướng dẫn in đơn mua hàng và cập nhật tình trạng đơn

Phạm vi áp dụng: Kế toán, nhân viên mua hàng, quản lý mua hàng

2. Các bước thực hiện

Để lập Đơn mua hàng, thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Vào phân hệ Mua hàng, chọn tab Đơn mua hàng, nhấn Thêm.

Bước 2: Khai báo các thông tin về đơn mua hàng:

Thông tin chung bao gồm các thông tin:
- Nhà cung cấp: chọn thông tin nhà cung cấp từ danh sách, khi đó thông tin Địa chỉ và Mã số thuế sẽ được tự động lấy theo thông tin nhà cung cấp đã được khai báo.
- Nhân viên mua hàng: chọn thông tin nhân viên mua hàng là những nhân viên trong công ty.
- Điều khoản thanh toán: chọn điều kiện thanh toán được hưởng trong trường hợp thanh toán sớm cho nhà cung cấp.
- Tham chiếu: cho phép chọn các chứng từ có liên quan đến đơn mua hàng đang khai báo, phục vụ cho việc đối chiếu, kiểm tra khi cần (xem thêm Chọn chứng từ tham chiếu).
- …
Thông tin đơn hàng: nhập thông tin về Ngày đơn hàng, Số đơn hàng, Tình trạng, Ngày giao hàng. Riêng Số đơn hàng sẽ được hệ thống tự động đánh tăng theo quy tắc đã được thiết lập trên menu Hệ thống\Tuỳ chọn\Quy tắc đánh số chứng từ.
Chọn loại tiền: hệ thống đang mặc định theo đồng tiền hạch toán. Trường hợp chứng từ hạch toán theo ngoại tệ, chọn lại loại tiền và nhập tỷ giá quy đổi.
Thông tin hàng tiền: chọn các vật tư, hàng hoá được doanh nghiệp đặt mua từ nhà cung cấp, đồng thời khai báo các thông tin về: đơn vị tính, số lượng, đơn giá, chiết khấu, thuế GTGT… của hàng được đặt mua.
Thông tin khác: mô tả chi tiết hơn về nơi nhận hàng và các điều khoản liên quan đến việc mua hàng (nếu có).

Bước 3: Sau khi khai báo xong chứng từ, nhấn Cất.

Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu đơn mua hàng cần in. Có thể in đơn mua hàng theo mẫu do phần mềm cung cấp hoặc theo mẫu đặc thù của doanh nghiệp (xem thêm chức năng Thiết kế mẫu chứng từ).

Lưu ý: Tình trạng đơn đặt hàng: Chưa thực hiện, Đang thực hiện, Hoàn thành, phần mềm sẽ tự động chuyển trạng thái khi lập Chứng từ mua hàng từ Đơn mua hàng, hoặc có thể cập nhật lại tình trạng của đơn mua hàng để quản lý.