Tôi nhận được hóa đơn đầu vào là Hóa đơn điều chỉnh thì Hạch toán và Kê khai như thế nào?

Mục lục

1. Tổng quan

Mục đích: Hướng dẫn kế toán nhận diện các trường hợp nhận hóa đơn điều chỉnh đầu vào, căn cứ pháp lý và cách hạch toán, kê khai đúng quy định trên phần mềm.
Nội dung:

Phân loại hóa đơn điều chỉnh đầu vào
Căn cứ pháp lý về thời điểm kê khai
Hướng dẫn hạch toán và kê khai trên phần mềm

Phạm vi áp dụng: Kế toán, quản lý tài chính, kiểm soát viên

2. Căn cứ pháp lý

Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi bổ sung Điều 19 NĐ123/2020/NĐ-CP:

5. Áp dụng hóa đơn điều chỉnh, thay thế

d) Hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế đối với trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều này thì người bán, người mua khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế;

đ) Hóa đơn điều chỉnh đối với trường hợp quy định tại khoản 4 Điều này thì người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.

Theo Điều 19, Khoản 1, điểm b NĐ123/2020/NĐ-CP:

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:

Theo Điều 19, Khoản 4 NĐ123/2020/NĐ-CP:

Hóa đơn để điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập trong một số trường hợp như sau:
a) Đối với các hóa đơn điện tử đã lập khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không bị sai nhưng khi thanh toán thực tế hoặc khi quyết toán có sự thay đổi về giá trị, khối lượng trên cơ sở kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật có liên quan thì người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới đối với số chênh lệch qua quyết toán phản ánh theo đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh (phát sinh giảm ghi âm (-) hoặc phát sinh tăng ghi dương (+) phù hợp với thực tế).
b) Trường hợp việc chiết khấu thương mại căn cứ vào số lượng, doanh số hàng hóa, dịch vụ thì số tiền chiết khấu của hàng hóa, dịch vụ đã bán được tính điều chỉnh trên hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau đảm bảo số tiền chiết khấu không vượt quá giá trị hàng hóa, dịch vụ ghi trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau hoặc được lập hóa đơn điều chỉnh kèm theo bảng kê các số hóa đơn cần điều chỉnh, số tiền, tiền thuế điều chỉnh. Bảng kê được lưu tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu. Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh doanh thu mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào tại kỳ lập hóa đơn điều chỉnh.
c) Xử lý hóa đơn điện tử trong trường hợp trả lại hàng hoá, dịch vụ:

c.1) Trường hợp trả lại hàng hóa: Trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua) thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán; người bán, người mua thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định khi bán hàng hóa.

Như vậy có 2 trường hợp kê khai sau:

TH1: Hóa đơn điều chỉnh đối với trường hợp sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì Người mua khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh.

TH2: Hóa đơn điều chỉnh đối với trường hợp chiết khấu thương mại, trả lại hàng đã bán, hoặc bị thay đổi giá trị khi quyết toán… thì Người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.

3. Hướng dẫn trên phần mềm

3.1 Hạch toán và kê khai Hóa đơn điều chỉnh TĂNG đầu vào

Trường hợp 1: Hàng còn tồn trong kho

Bước 1: Hạch toán tăng Giá trị tồn kho bằng thao tác Kiểm kê kho, xem tại đây.
Bước 2: Hạch toán tăng tiền thuế GTGT đầu vào:

Lập Chứng từ Nghiệp vụ khác
Tích ô “Hạch toán gộp nhiều hóa đơn”
Tab Hạch toán: hạch toán Nợ TK 1331 / Có TK 111, 112, 331
Tab Kê khai hóa đơn: nhập thông tin của Hoá đơn điều chỉnh (% Thuế, Ngày HĐ, Số HĐ,…)

Trường hợp 2: Hàng đã bán hết

Hạch toán tăng Giá vốn hàng bán và Tiền thuế GTGT đầu vào:

Lập Chứng từ nghiệp vụ khác
Tab Hạch toán: hạch toán tăng giá vốn (Nợ TK 612 / Có TK 11x, 331)
Tab Kê khai hóa đơn và hạch toán thuế: tích ô “Có hoá đơn” và nhập các thông tin của Hoá đơn điều chỉnh (Giá trị, % thuế, Tiền thuế, TK thuế, Ngày HĐ, Số HĐ,…)

Kê khai hóa đơn điều chỉnh tăng

Có 02 giải pháp: (Nên tham khảo thêm CQT quản lý)

Giải pháp 1: Lập Tờ khai thuế GTGT bổ sung thuộc kỳ Hoá đơn gốc để điều chỉnh tăng các chỉ tiêu [23] [24] [25].
Giải pháp 2: Kê vào Tờ khai thuế GTGT của kỳ hiện tại (kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh), xem như hóa đơn GTGT mua vào bình thường (căn cứ vào ngày Hóa đơn điều chỉnh).

Lưu ý: Những trường hợp phải tăng/giảm số tiền thuế GTGT phải nộp lên, nên tham khảo thêm hướng dẫn của Chi cục thuế quản lý của đơn vị.

3.2 Hạch toán và kê khai Hóa đơn điều chỉnh GIẢM đầu vào

Trường hợp 1: Hàng còn tồn và chỉ giảm giá trị

Hạch toán giảm Giá trị tồn kho và giảm Tiền thuế GTGT đầu vào trong chứng từ Giảm giá hàng mua.
Lưu ý: Tại tab Hoá đơn, nhập tay thông tin của Hoá đơn điều chỉnh giảm vào (Ký hiệu HĐ, Số HĐ, Ngày HĐ).

Trường hợp 2: Hàng còn tồn và vừa giảm giá trị, vừa giảm số lượng

Bước 1: Hạch toán giảm Giá trị tồn kho và giảm Tiền thuế GTGT đầu vào trong chứng từ Giảm giá hàng mua.
Lưu ý: Tại tab Hoá đơn, nhập tay thông tin của Hoá đơn điều chỉnh giảm vào (Ký hiệu HĐ, Số HĐ, Ngày HĐ).

Bước 2: Hạch toán giảm Số lượng tồn kho bằng thao tác Kiểm kê kho, xem tại đây.
Trên chứng từ Kiểm kê kho:

Tích vào mục Kiểm kê giá trị
Cột Số lượng Theo kiểm kê: gõ số lượng còn lại sau khi đã giảm
Cột Giá trị Theo kiểm kê: gõ lại giá trị bằng với cột Giá trị Theo sổ kế toán (để khi Tính giá xuất kho, phần mềm sẽ không cập nhật thêm giá trị cho PXK từ kiểm kê)
Cất lại và nhấn Lập phiếu xuất để sinh chứng từ Phiếu xuất kho từ kiểm kê.

Trường hợp 3: Hàng đã bán hết hoặc hóa đơn dịch vụ

Hạch toán giảm Giá vốn hàng bán và giảm Tiền thuế GTGT đầu vào:

Lập chứng từ Giảm giá hàng mua
Lưu ý: Không tích vào ô Giảm giá trị hàng nhập kho
Tab Hóa đơn: Nhập các thông tin của Hoá đơn điều chỉnh (Mẫu số HĐ, Ký hiệu HĐ, Số HĐ, Ngày HĐ)
Nhập các thông tin chi tiết (Hàng hoá, Giá trị, % thuế, Tiền thuế, TK thuế,… )
Hạch toán giảm Giá vốn: Nợ TK 331,11x / Có TK 612

Kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm

Có 02 giải pháp: (Nên tham khảo thêm CQT quản lý)

Giải pháp 1: Lập Tờ khai thuế GTGT bổ sung thuộc kỳ Hoá đơn gốc để điều chỉnh giảm các chỉ tiêu [23] [24] [25].
Giải pháp 2: Kê vào Tờ khai thuế GTGT của kỳ hiện tại (kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh): Kê khai số âm hoặc trừ đi số tiền hàng, tiền thuế của Hóa đơn điều chỉnh giảm vào các chỉ tiêu [23] [24] [25].

3.3 Hạch toán và kê khai Hóa đơn điều chỉnh GIẢM đầu vào do Trả lại hàng mua

Cách 1: Lập chung giảm giá trị, số lượng, tiền thuế trong chứng từ Hàng mua trả lại

Bước 1: Thực hiện theo hướng dẫn Tại đây (để Bước 3 sẽ nhập được thông tin Hoá đơn điều chỉnh).
Bước 2: Lập chứng từ Trả lại hàng mua để hạch toán.
Bước 3: Tại tab Hoá đơn, nhập tay thông tin của Hoá đơn điều chỉnh giảm (Ký hiệu HĐ, Số HĐ, Ngày HĐ,…) và nhấn Cất.

Bước 4: Vào lại mục Các tiện ích và thiết lập\Tùy chọn\Tùy chọn chung, mục “Có sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử MeInvoice.vn” từ Không chọn lại thành Có và nhấn Cất.

Cách 2: Lập riêng từng bước giảm giá trị, số lượng, tiền thuế

Xem tương tự mục 3.2 Hạch toán và kê khai Hóa đơn điều chỉnh GIẢM đầu vào – Trường hợp 2

Kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm do trả lại hàng mua
Có 02 giải pháp: (Nên tham khảo thêm CQT quản lý)
Giải pháp 1: Lập Tờ khai thuế GTGT bổ sung thuộc kỳ Hoá đơn gốc để điều chỉnh giảm các chỉ tiêu [23] [24] [25].
Giải pháp 2: Kê vào Tờ khai thuế GTGT của kỳ hiện tại (kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh): Kê khai số âm hoặc trừ đi số tiền hàng, tiền thuế của Hóa đơn điều chỉnh giảm vào các chỉ tiêu [23] [24] [25].