Tôi muốn hạch toán mua hàng xuất bán ngay thì làm thế nào?

Mục lục

1. Tổng quan

Mục đích: Bài viết hướng dẫn cách ghi nhận, định khoản và thực hiện các nghiệp vụ mua hàng không qua kho để sử dụng ngay, cũng như bán hàng ngay trên phần mềm kế toán, đảm bảo phản ánh đúng giá vốn, doanh thu và thuế GTGT.

Nội dung:

Hướng dẫn định khoản mua hàng không nhập kho và bán hàng
Các bước lập chứng từ mua hàng không qua kho và chứng từ bán hàng
Lưu ý về quản lý công nợ, hóa đơn và thao tác trên phần mềm

Phạm vi áp dụng: Kế toán mua hàng, kế toán bán hàng, quản lý hóa đơn

2. Định khoản

Để ghi nhận bút toán mua hàng về sử dụng ngay cho hoạt động sản xuất, kinh doanh (không nhập kho), thực hiện định khoản như sau:

Nợ 612x – Giá vốn hàng bán
Nợ 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có 111, 112, 331 – Tổng tiền thanh toán

2. Để ghi nhận các bút toán doanh thu và Thuế GTGT phát sinh từ nghiệp vụ bán hàng hóa, kế toán hạch toán như sau:

Nợ 111, 112, 131 – Tổng tiền thanh toán
Có 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có)

3. Các bước thực hiện

3.1. Ghi nhận chứng từ mua hàng

Để thực hiện nghiệp vụ mua hàng về sử dụng ngay (không nhập kho), các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Trên phân hệ Mua hàng\tab Mua hàng, chọn chức năng Thêm\Chứng từ mua hàng.

Bước 2: Chọn loại chứng từ mua hàng cần lập là Mua hàng trong nước không qua kho.

Bước 3: Lựa chọn phương thức thanh toán cho chứng từ mua hàng là Chưa thanh toán hoặc Thanh toán ngay.

Lưu ý: Với phương thức Chưa thanh toán, có thể thiết lập Điều khoản thanh toán và theo dõi tình hình thanh toán công nợ với Nhà cung cấp theo điều khoản thanh toán.

Bước 4: Nhập thông tin chứng từ: Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ

Thông tin chung: Mã nhà cung cấp, Người liên hệ, Địa chỉ, Mã số thuế,…
- Trường hợp là mã nhà cung cấp cũ (đã tồn tại thông tin trên hệ thống): Anh chị chỉ cần lựa chọn nhà cung cấp trên danh sách, chương trình sẽ tự động lấy lên thông tin Địa chỉ và Người liên hệ tương ứng.
- Trường hợp là mã nhà cung cấp mới (chưa tồn tại thông tin trên hệ thống): Bạn cần thực hiện khai báo nhà cung cấp mới theo hướng dẫn tại đây.
- Nhập thông tin loại tiền: Chọn loại tiền VND
Nhập thông tin chứng từ chi tiết: Mã hàng, Đơn giá, Thành tiền, Thuế suất, Chi phí Khai báo thông tin cho chứng từ mua hàng:

Bước 5: Nhấn Cất, sau đó chọn chức năng In trên thanh công cụ, chọn mẫu chứng từ cần in.

3.2. Bán hàng ngay

Để thực hiện nghiệp vụ bán hàng ngay, các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Vào phân hệ Bán hàng, tab Bán hàng, nhấn Thêm\Chứng từ bán hàng.

Thực hiện chọn Lập từ Mua hàng (như hình). Nhập số chứng từ mua hàng hoặc ấn vào biểu tượng hình kính lúp để tìm kiếm.

Bước 2: Chọn loại chứng từ và tùy chọn kèm theo:

Chọn loại chứng từ bán hàng là Bán hàng hóa trong nước.
Chọn phương thức thanh toán: Chưa thu tiền, Thu tiền ngay
Phần mềm sẽ tự động lấy các thông tin từ chứng từ mua hàng lên chứng từ bán hàng. Nhấn bỏ tích Kiêm phiếu xuất.

Bước 3: Khai báo các thông tin chứng từ chi tiết:

Nhập Thông tin chung: Mã khách hàng, Người liên hệ, Địa chỉ, Mã số thuế,..
- Trường hợp là khách hàng cũ (đã tồn tại thông tin trên hệ thống): Người dùng chỉ cần lựa chọn khách hàng trên danh sách, chương trình sẽ tự động lấy lên thông tin Địa chỉ và Người liên hệ tương ứng.
- Trường hợp là khách hàng mới (chưa tồn tại thông tin trên hệ thống): Người dùng cần thực hiện khai báo khách hàng mới.
Nhập thông tin chứng từ: Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ, Số phiếu thu,..
Nhập thông tin chứng từ chi tiết: Mã hàng, Đơn giá, Thành tiền, Thuế suất,…
Nhập thông tin hóa đơn: Mẫu số HĐ, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Ngày hóa đơn
Điền đầy đủ các thông tin khác. Sau đó nhấn Cất.