Làm thế nào khi số liệu công nợ trên tab Khách hàng/phân hệ Bán hàng không khớp với báo cáo tổng hợp công nợ phải thu Khách hàng TK 131?

Mục lục

1. Tổng quan

Mục đích: Hướng dẫn xử lý trường hợp số liệu công nợ khách hàng trên tab Khách hàng/phân hệ Bán hàng không khớp với số dư trên báo cáo Tổng hợp công nợ phải thu TK 131, đảm bảo đối chiếu và quản lý công nợ chính xác.
Nội dung:

Biểu hiện, nguyên nhân và giải pháp chi tiết cho từng nguyên nhân để khắc phục tình trạng chênh lệch số liệu.

Phạm vi áp dụng: Kế toán, quản trị viên, nhân viên nhập liệu

2. Nguyên nhân và giải pháp

2.1. Nguyên nhân 1: Nhập số dư công nợ khách hàng đầu kỳ không khớp

Khi nhập số dư công nợ khách hàng đầu kỳ, công nợ Chi tiết theo Hóa đơn không khớp với công nợ Dư nợ bên ngoài.

Giải pháp:

Bước 1: Vào Các tiện ích và thiết lập > Nhập số dư ban đầu > Công nợ Khách hàng.

Bước 2: Chọn đối tượng đang lên sai số dư, nhấn Sửa.

Bước 3: Chọn Chi tiết theo hóa đơn, kiểm tra số dư tại cột Số còn phải trả, kiểm tra lại số dư của từng hóa đơn. Nếu thấy sai cần sửa lại.

2.2. Nguyên nhân 2: Chứng từ công nợ hạch toán khác TK 131

Mô tả:

Số liệu Số tiền nợ trên tab Khách hàng/phân hệ Bán hàng mặc định lấy lên tất cả công nợ của các tài khoản có theo dõi chi tiết theo đối tượng và của tất cả các loại tiền, lấy số đã quy đổi.
Trên báo cáo Tổng hợp công nợ phải thu Khách hàng khi xem báo cáo, phần tham số báo cáo sẽ phải chọn tài khoản công nợ và loại tiền tương ứng khi xem báo cáo.

=> Nếu đơn vị phát sinh công nợ TK khác 131, ví dụ 138, hoặc loại tiền USD nhưng trên báo cáo Tổng hợp công nợ phải trả chỉ chọn TK 138 và VNĐ trên báo cáo => số liệu sẽ lệch nhau.

Giải pháp:

Khi xem báo cáo Tổng hợp công nợ phải thu Khách hàng, chọn tham số Tài khoản là <<Tất cả>>, loại tiền là <<Tổng hợp>> để phần mềm lấy lên tất cả công nợ trên các tài khoản ngoài TK 131 và ngoại tệ lẫn VNĐ.