Khai báo vật tư, hàng hóa

Để khai báo vật tư hàng, hàng hóa thông thường, cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Vào biểu tượng Các tiện ích và thiết lập chọn Quản lý danh mục\Vật tư hàng hoá.

• Tại màn hình danh sách vật tư, hàng hoá, dịch vụ, chọn chức năng Thêm trên thanh công cụ.
• Chọn tính chất của hàng hóa dịch vụ: Hàng hóa, Nguyên vật liệu, Công cụ dụng cụ

Bước 2: Khai báo các thông tin chi tiết về vật tư, hàng hoá => với các thông tin có ký hiệu (*) như Mã, Tên kế toán sẽ bắt buộc phải khai báo.

Với các mã VTHH có đơn vị tính thì khai báo Đơn vị tính chính, còn nếu không có thì có thể để trống.

Bước 3: Khai báo thông tin trên các tab chi tiết:

• Tab Ngầm định: các thông tin sau khi được khai báo sẽ được tự động lấy lên các chứng từ mua bán vật tư, hàng hoá. Cụ thể:
  • • Thông tin: Kho ngầm định, Tài khoản kho, Tỷ lệ CKMH (%), Đơn giá mua, Thuế suất GTGT, Thuế suất thuế NK sẽ được lấy lên các chứng từ mua vật tư, hàng hoá.
    • Thông tin: TK chi phí sẽ được lấy lên các chứng từ mua hàng không qua kho và các chứng từ xuất kho, xuất bán vật tư, hàng hóa
• Tab Chiết khấu bán hàng: cho phép thiết lập các định mức chiết khấu thương mại sẽ được áp dụng khi bán vật tư, hàng hoá => với số lượng từ bao nhiêu đến bao nhiêu sẽ được hưởng chiết khấu bao nhiêu % hoặc bao nhiêu tiền:
  • Tích chọn Chiết khấu.
  • Chọn loại chiếu khấu là theo %, số tiền hoặc đơn giá.

Bước 4: Sau khi khai báo xong nhấn Cất.

Lưu ý: Trường hợp tên hàng hóa khi mua vào và khi bán ra khác nhau, khai báo tên tương ứng tại mục Diễn giải khi mua và Diễn giải khi bán. Khi lập chứng từ, phần mềm sẽ tự động lấy theo các diễn giải này, vẫn có thể chỉnh sửa trực tiếp trên chứng từ nếu cần.

Việc khai báo hàng hóa có áp dụng đơn vị tính quy đổi thường dùng cho các đơn vị có nhu cầu quản lý theo nhiều đơn vị tính (VD: từ thùng thành hộp, từ hộp thành chiếc…). Cần thực hiện khai báo như sau:

Bước 1: Vào biểu tượng Các tiện ích và thiết lập chọn Quản lý danh mục\Vật tư hàng hoá.

• Tại màn hình danh sách vật tư, hàng hoá, dịch vụ, chọn chức năng Thêm trên thanh công cụ.
• Chọn tính chất của hàng hóa dịch vụ: Hàng hóa, Nguyên vật liệu, Công cụ dụng cụ

Bước 2: Khai báo các thông tin chi tiết về vật tư, hàng hoá: Tên, Mã, Đơn vị tính chính,… => với các thông tin có ký hiệu (*) kế toán sẽ bắt buộc phải khai báo.

Bước 3: Trên tab Đơn vị chuyển đổi khai báo các đơn vị chuyển đổi được áp dụng đối với VTHH.

• Đơn vị chuyển đổi: Nhập tên đơn vị quy đổi (ví dụ: Gói, Thùng, Lốc…).
• Tỷ lệ chuyển đổi: Nhập tỷ lệ quy đổi so với đơn vị chính.
• Phép tính: được sử dụng để quy đổi số lượng giữa đơn vị chuyển đổi và đơn vị chính.
  • Chọn Phép chia nếu Đơn vị chuyển đổi nhỏ hơn đơn vị chính
    Ví dụ: Đơn vị tính chính: Can, Đơn vị chuyển đổi: kg, 1 can = 25kg → chọn Phép chia, tỷ lệ 25 (nếu để phép nhân thì nhập tỷ lệ 1/25)
  • Chọn Phép nhân nếu Đơn vị chuyển đổi nhỏ hơn đơn vị chính
    Ví dụ: Đơn vị tính chính: Chai, Đơn vị chuyển đổi: Thùng, 1 thùng = 24 chai → chọn Phép nhân, tỷ lệ 24 (nếu để phép chia thì nhập tỷ lệ 1/24)

• Mô tả: Nhập diễn giải để dễ theo dõi

Bước 4: Sau khi khai báo xong nhấn Cất.

Lưu ý:

• Để tránh tình trạng giá trị bị lệch vài đơn vị lẻ khi in các báo cáo theo đơn vị quy đổi, khi khai báo VTHH kế toán nên chọn đơn vị tính chính là đơn vị nhỏ nhất.
• Đối với các VTHH áp dụng đơn vị tính quy đổi, có thể thiết lập được danh sách đơn giá mua và danh sách đơn giá bán theo từng đơn vị quy đổi.

Việc khai báo này thường áp dụng đối với các hàng hoá có nhu cầu quản lý theo nhiều mã quy cách (VD: Quần, áo, giầy… có nhiều đặc điểm khác nhau như màu sắc, kích cỡ, kiểu dáng…). Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Vào biểu tượng Các tiện ích và thiết lập chọn Quản lý danh mục\Vật tư hàng hoá.

• Tại màn hình danh sách vật tư, hàng hoá, dịch vụ, chọn chức năng Thêm trên thanh công cụ.
• Chọn tính chất của hàng hóa dịch vụ: Hàng hóa, Nguyên vật liệu, Công cụ dụng cụ

Bước 2: Khai báo các thông tin chi tiết về vật tư, hàng hoá: Tên, Mã, Đơn vị tính chính,… => với các thông tin có ký hiệu (*) kế toán sẽ bắt buộc phải khai báo.

Bước 3: Trên tab Mã quy cách, khai báo các mã quy cách được áp dụng đối với hàng hoá.

• Tích chọn vào cột Sử dụng để bật theo dõi quy cách này.
• Khai báo những quy cách áp dụng cho hàng hoá
• Nếu muốn cho phép các quy cách trùng nhau (ví dụ cùng màu nhưng khác size), tích chọn vào cột Cho phép trùng

Bước 4: Sau khi khai báo xong nhấn Cất.

Việc khai báo này thường áp dụng với những thành phẩm được cấu thành từ các bộ phận nhỏ thường có phát sinh nghiệp vụ lắp ráp/tháo dỡ (VD: Máy tính…) hoặc các thành phẩm được sản xuất từ các nguyên vật liệu.

Để khai báo định mức nguyên vật liệu cho thành phẩm thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Vào biểu tượng Các tiện ích và thiết lập chọn Quản lý danh mục\Vật tư hàng hoá.

• Tại màn hình danh sách vật tư, hàng hoá, dịch vụ, chọn chức năng Thêm trên thanh công cụ.
• Chọn tính chất của hàng hóa dịch vụ: Thành phẩm

Bước 2: Khai báo các thông tin chi tiết về vật tư, hàng hoá: Tên, Mã, Đơn vị tính chính,… => với các thông tin có ký hiệu (*) kế toán sẽ bắt buộc phải khai báo.

Bước 3: Thực hiện khai thông tin về định mức nguyên vật liệu để lắp ráp, tháo dỡ hoặc sản xuất trên tab Định mức nguyên vật liệu.

• Mã nguyên vật liệu: Chọn mã của vật tư, nguyên liệu cấu thành nên thành phẩm.
• Tên nguyên vật liệu: Phần mềm tự hiển thị theo mã đã chọn.
• Đơn vị tính: Là đơn vị sử dụng cho nguyên vật liệu (ví dụ: chiếc, kg, mét…).
• Số lượng: Nhập số lượng cần dùng để tạo ra 1 đơn vị thành phẩm

Bước 4: Sau khi khai báo xong nhấn Cất.

Việc khai báo này áp dụng với những hàng hoá không có nhu cầu quản lý số lượng tồn trên kho, nhưng vẫn phát sinh hoạt động mua, bán (VD: chi phí mua hàng, chi phí vận chuyển, chi phí hải quan…)

Bước 1: Vào biểu tượng Các tiện ích và thiết lập chọn Quản lý danh mục\Vật tư hàng hoá.

• Tại màn hình danh sách vật tư, hàng hoá, dịch vụ, chọn chức năng Thêm trên thanh công cụ.
• Chọn tính chất của hàng hóa dịch vụ: Dịch vụ

Bước 2: Khai báo các thông tin chi tiết về mã dịch vụ: Tên, Mã, Đơn vị tính chính,… => với các thông tin có ký hiệu (*) kế toán sẽ bắt buộc phải khai báo.

Bước 3: Sau khi khai báo xong nhấn Cất.

Lưu ý: Đối với mã hàng là CPMH – Chi phí mua hàng được ngầm định mang đi, chương trình sẽ không cho phép sửa lại Tính chất

Việc khai báo này áp dụng cho đơn vị bán sản phẩm, dịch vụ theo combo (ví dụ: Buffet lẩu nướng, Combo văn phòng phẩm, Bộ quà tặng…), cần khai báo chi tiết các mặt hàng cấu thành combo để phần mềm tự động quản lý số lượng, giá vốn và doanh thu theo từng mặt hàng.

Các bước thực hiện như sau

Bước 1: Vào biểu tượng Các tiện ích và thiết lập chọn Quản lý danh mục\Vật tư hàng hoá.

• Vào Các tiện ích và thiết lập\Quản lý danh mục\Vật tư hàng hóa:

Bước 2: Nhấn Thêm để thực hiện khai báo Vật tư hàng hóa có tính chất là combo sản phẩm

Bước 3: Khai báo thông tin combo:

• Khai báo các mặt hàng chi tiết trong combo và định mức cho các mặt hàng:
• Thiết lập giá bán và tài khoản ngầm định cho combo

Bước 4: Nhấn Cất.